Korábban bizonyára többen használtatok kézi számlatömböt, mielőtt áttértetek volna a számlázó szoftverekre vagy az online számlázási lehetőségre. Feltehetően az is előfordult, hogy több számlatömb került használatba és ezek kezelése, könyvelése sem tartozott az egyszerű feladatok közé.
A Számlázz.hu-s fiókban lehetséges egyszerre több „számlatömb” kezelése és azt, hogy milyen esetekben lehet erre szükség – a teljesség igénye nélkül –, az alábbi példákkal szeretnénk szemléltetni.
Terepen dolgozó munkatársak
Ha olyan vállalkozást indítasz, ahol a terepen dolgozó munkatársak által kiállított számlákat szeretnéd elkülöníteni, akkor minden kolléga számára külön „számlatömb” nyitható. A rendszerben ezt számlaszám előtagnak nevezzük, melyek korlátlan mennyiségben rögzíthetőek a „Beállítások – Előtagok” menüpontban (amennyiben valamelyik szolgáltatási csomag előfizetője vagy).
A számlaszám előtagot a számla szerkesztésekor választhatják ki kollégáid a számlák dátumai felett. Az új felhasználónak az első számla kiállításakor szükséges csak az egyéni előtagra kattintani, majd ennek a felhasználónak az újabb bejelentkezésekor a rendszer már automatikusan fogja felajánlani az általa utoljára használt előtagot, így a továbbiakban ezt nem szükséges módosítania.
Webáruház-lánc
Ha több webáruházzal rendelkezel és mindegyik számlázását egyetlen Számlázz.hu-s fiókban szeretnéd kezelni ugyanazzal a felhasználóval, szintén hasznodra lehet, ha az előtagok használatával elkülöníted azok számlázását. A megfelelő számlaszám előtagot webáruházadnak kell küldenie a Számlázz.hu felé az automatikus számlázást biztosító Számla Agent szolgáltatás segítségével.
Online fizetés engedélyezése vagy tiltása
A Számlázz.hu rendszerén keresztül biztosított online fizetés előtagonkénti engedélyezésére vagy tiltására is lehetőséged nyílik. Abban az esetben például, ha az utánvétes fizetési móddal kiállított számlákat külön előtaggal szeretnéd kezelni, akkor az online fizetés tiltása hasznos lehet számodra. Történhet ugyanis, hogy partnered a neki kiállított utánvétes számlát időközben online kifizeti, így a termék átvételekor a szállító jogosan igényelheti a számlán szereplő összeget. Az online fizetés előtagonkénti kezeléséről korábbi bejegyzésünkben olvashatsz részletesebb információt.
A fentiek alapján a megkülönböztetés már megoldott. Mégis, hogyan jutunk hozzá az adatokhoz szeparáltan?
Több lekérdezési lista is elérhető rendszerünkben a „Listák” menüpontban, ahol a számlák adatait le tudod kérni. Azonban két lekérdezési lehetőségnél kimondottan megadhatod, hogy melyik előtag számláit szeretnéd kilistázni.
Az egyik ilyen lekérdezést a „Listák / Főkönyvi adatexport” menüpontban éred el, ahol több főkönyvi rendszerhez is elérhető egyedi lista.
Ha ezek közül a főkönyvi rendszerek közül egyiket sem használod, akkor a főkönyvi rendszerek listájánál egy, a számlák minden adatát tartalmazó „összes számlaadat” lehetőséget választva kaphatsz információt a számlákról.
A lekérdezés szűrési feltételeinél azt is kiválaszthatod, hogy a rögzített számlaszám előtagok közül melyik előtag számláiról kapj információt. Sőt, számla sorszámának tartományát is meghatározhatod.
A „Listák” menüpontban elérhető további lekérdezések együttesen tartalmazzák a számlák adatait, melyet táblázatkezelőben, szűrési feltételek megadásával tudsz szétválasztani.
A „Számlák / Kimenő számláim” menüpontjának kereső mezőjébe szűrhető a számlaszám előtag, így leválogathatóak az ehhez tartozó számlák. Abban az esetben, ha egy vagy két betűből áll az általad használt előtag, érdemes az évszámot is beírni kereséskor a következő módon: „TST-2019”. A részletes kereső segítségével pedig további szűrőket is alkalmazhatsz.
Reméljük, hogy az összetettebb feladatokhoz segítséget nyújt ez a leírásunk, és számlázásodat egyszerűbben tudod kezelni a használatával.
Ha Te is könnyedén szeretnéd venni az eléd gördülő akadályokat a Számlázz.hu-s okos megoldásokkal, ne habozz!
