Legjobb barátod: a lekérdezési listák!

Nyomtatott számlák lapozgatása, végül szamárfüles papírkupacok rendezése? Számla PDF-ek egyesével történő megnyitása a könyvelési munkákhoz? Krokodilkönnyeket síró könyvelő, és haját szaggató ügyfele, az összekavarodott adatok között tévelygő vállalkozó? Van ötletünk, amivel könnyedén egyszerűsítheted az adminisztrációs feladatokat! Összeszedtük, milyen listák segítségével jutsz hozzá a legkönnyebben a számláid adataihoz, +1 ütős tippet is hoztunk #profi vállalkozóknak!

Ha eddig nem fedezted fel a számlázási fiókodban elérhető lekérdezési listákat, akkor most megmutatjuk ezeket. A különböző lekérdezési listák tartalmazzák egy helyen a számláid adatait, melyekben az egyéb vizuális tartalmaktól mentesen nézheted át őket. Könyvelőd is biztosan hálás lenne, ha az összesített adatok alapján végezhetné munkáját, mi több őt is meghívhatod a fiókodba, hiszen szeretjük a könyvelőket. 🙂

De pontosan milyen listák ezek és milyen adatokat tartalmaznak?

Az alábbi felsorolás a “Listák” menüpontban található lekérdezési listák tartalmát fedi fel, plusz egy listáról még külön szót ejtünk:

Áfalista

– számlaszám
– típus (pl. számla, sztornó számla, stb.)
– hivatkozási szám: ha az adott számla egy sztornózó számla, akkor a sztornózott számla sorszáma itt megjelenik
– vevő neve, adószáma, EU adószáma és címadatai
– számla kiállításának dátuma, teljesítési dátum és fizetési határidő
– a számlán szereplő nettó ár, áfa, bruttó ár
– devizanem és árfolyam adat
– Nav Online feladás információ
– számlán megjelenő bank neve és bankszámlaszám
– fizetési mód
– rendelésszám
– számla megjegyzés
– kiegyenlítés összege, dátuma és jogcíme
– áfakulcsonként külön-külön oszlopban az áfa alap és áfa érték
– a lista alján megtalálható az áfakulcsonkénti összesítés, és a számlák összege együttesen

Áfa-analitika (számlaadatok tételenkénti leválogatása)

– számlaszám
– típus (pl. számla, sztornó számla, stb.)
– hivatkozási szám: ha az adott számla egy sztornózó számla, akkor a sztornózott számla sorszáma itt megjelenik
– vevő neve, adószáma, EU adószáma és címadatai
– kapcsolattartó neve és e-mail címe
– számla kiállításának dátuma, teljesítési dátum és fizetési határidő
– számla tételeinek áfakulcsa, mennyisége, mennyiségi egysége, nettó egységára, nettó ára, áfája, bruttó ára
– devizanem és árfolyam adat
– NAV Online feladás információ
– fizetési mód
– számla megjegyzés
– vevő főkönyvi szám, árbevételi főkönyvi szám, áfa főkönyvi szám, vevő gazdasági esemény szám, árbevétel gazdasági esemény szám, áfa gazdasági esemény szám
-tétel megjegyzés

EVA analitika (Frissítés! Ez a lekérdezés már nem elérhető.) 

– számlaszám
– típus (pl. számla, sztornó számla, stb.)
– hivatkozási szám: ha például az adott számla egy sztornózó számla, akkor a sztornózott számla sorszáma itt megjelenik
– vevő neve, adószáma és címadatai
– számla kiállításának dátuma, teljesítési dátum és fizetési határidő és a kiegyenlítés dátuma
– nettó ár, áfa, bruttó ár
– devizanem, árfolyam
– fizetési mód
– rendelésszám
– számla megjegyzése
– kifizetett összeg

Forgalom (számlaadatok, díjbekérők és szállítólevelek tételenkénti leválogatása)

– számlaszám
– típus (pl. számla, sztornó számla, stb.)
– vevő neve és adószáma
– vevő címadatai
– számla kiállításának dátuma, teljesítési dátum
– fizetési mód
– tétel neve és azonosítója
– áfakulcs
– mennyiség, mennyiségi egység
– nettó egységár, nettó ár, áfa, bruttó ár
– devizanem, árfolyam
– tétel megjegyzés
– vevő azonosító
– felhasználó (akinek a bejelentkezésével kiállították az adott számlát)
– a lista alján a számlák együttes értékének összesítése

A számlák, a díjbekéről és a szállítólevelek külön-külön vagy akár együtt egy listába is lehívhatóak. 

Főkönyvi adatexport

A főkönyvi rendszerek üzemeltetőivel együttműködve, a tőlük kapott specifikációk alapján számos, nevesített lekérdezési lista készült el a Számlázz.hu rendszerében, így ezeket az adatokat egyből a főkönyvi rendszerekbe fel lehet tölteni.

UPDATE 2023 május: Tömeges számlagenerálással létrehozott számlák esetén is megjelenítésre kerülnek a főkönyvi számok, az áfaanalitika és főkönyvi adatexport lekérdezésekben.

Ebben a menüpontban azonban van egy kakukktojás. 🙂 A főkönyvi rendszerek lenyíló menüjében található “összes számlaadat” specifikációk nélkül tartalmazza a számlák adatait, melyek az alábbiak:

“Összes számlaadat” (számlaadatok tételenkénti leválogatása)

– számlaszám
– típus (pl. számla, sztornó számla, stb.)
– hivatkozási szám: ha például az adott számla egy sztornózó számla, akkor a sztornózott számla sorszáma itt megjelenik
– számla kiállítás dátuma, teljesítés időpontja, fizetési határidő
– fizetési mód
– rendelésszám
– számla nyelve
– devizanem, árfolyam bank, árfolyam
– Vevő neve és a fiókban rögzített azonosítója
– vevő címadatai
– vevő adószáma és EU adószáma (amennyiben van)
– nettó összesen, áfa összesen, bruttó összesen
– kifizetett összeg, kifizetés dátuma
– főkönyv vevő, főkönyv vevő azonosító, főkönyvi dátum
– futárcég
– termék neve és azonosítója (amennyiben a termékhez lett rendelve)
– mennyiség, mennyiségi egység
– nettó egységár, áfakulcs, tétel nettó érték, tétel áfaérték, tétel bruttó érték
– tétel árbevételi főkönyv, tétel árbevétel áfa, tétel gazdasági esemény, tétel áfa gazdasági esemény
– tétel megjegyzés
– tétel árrés áfaalap
– folyamatos teljesítés jelölése

A számlák adatai alatt azok együttes értéke összesítve is megtalálható.

#profi csomag esetében elérhetőek a kimenő, bejövő, valamint a belső és külső számlák adatai is ezzel a lekérdezéssel.

Fontos! A leválogatások függhetnek a beállításoknál megadott könyvelési módtól. Ha kettős könyvelésű, akkor a számlák leválogatása (pl. áfalista vagy főkönyvi feladások) a számlák teljesítési dátuma alapján történik. Bevételi nyilvántartás esetén pedig a könyvelés és a leválogatások alapja a számla kifizetésének napja, vagy ha az nincs megadva, akkor a keltet követő 45. nap.

Banki tranzakciók lekérdezése (könyvelési dátum alapján; kimenő és bejövő tranzakciók külön-külön is)

• bankszámlaszám
• értéknap
• tranzakció típusa
• partner neve
• partner bankszámlaszáma (ellenoldali számlaszám)
• tranzakció összege
• közlemény

Adóhatósági ellenőrzés adatszolgáltatás

2016. január 1. óta a NAV jogszabályi követelményeinek megfelelően minden számlázórendszerben elérhetőnek kell lennie az adóhatósági ellenőrzés adatszolgáltatásnak. Az ügyviteli/főkönyvi rendszerek piacán megtalálható olyan is, amelybe könnyedén átemelhetőek az adatszolgáltatási lekérdezéssel az értékesítési adatok.
Az adóhatósági ellenőrzés adatszolgáltatás szintén a “Listák” menüpontban érhető el, melyhez XML formátumban jutsz hozzá.

A felsorolt listák egymástól eltérően XLS, CSV vagy TSV formátumban érhetőek el. A főkönyvi lekérdezésnél pedig a specifikációknak megfelelően találod meg a számlák adatait, melyeknél az előzőekben említett formátumtól eltérő is megtalálható.
A táblázatkezelőben történő szűrő beállítása pedig különböző csoportosítások elvégzésében lehet segítségedre. Ilyen például, ha egy vevő összes forgalmát, vagy egy adott termék értékesítési darabszámát szeretnéd kideríteni.

Pénzforgalom (Excel)

Plusz egy lekérdezés érhető el, ha a “Számlák – Kimenő számláim” menüpontba lépsz.
A “Keresem” gomb felett találod a részletes keresőt, ahol szűrési feltételek megadásával válogathatod le számláidat. A leválogatott számlák kijelölése után, a számlák feletti “Csoportos műveletek” lenyíló menüben, a “Pénzforgalom (Excel)” lista az alábbi adatokat tartalmazza:

– számlaszám
– típus (pl. számla, sztornó számla, stb.)
– hivatkozási szám: ha például az adott számla egy sztornózó számla, akkor a sztornózott számla sorszáma itt megjelenik
– vevő neve és adószáma
– vevő címadatai és e-mail címe
– számla kiállítás dátuma, teljesítési dátum, fizetési határidő
– nettó, áfa, bruttó
– devizanem és árfolyam
– fizetési mód
– rendelésszám
– számla megjegyzés
– kiegyenlített összeg
– kiegyenlítés dátuma és jogcíme
– vevő azonosító

A számlák adatai alatt összesítést is találsz:

– számlák összértéke
– kifizetett összegek együttes értéke
– kintlévőségek együttes értéke
– nyitott díjbekérők értéke

Könyvvizsgálói adatszolgáltatás

• áfa lista
• bejövő számla összesítő,
• forgalmi lista,
• banki tranzakció összesítő

Végül, de nem utolsó sorban lássuk az igazi #profiknak szóló tippet!

Ha ezután is úgy gondolod, hogy ez több a soknál, akkor az a megoldás igazán neked való, ami még a fent leírtaknál is egyszerűbbé teszi a könyvelési munkát. Egy olyan komplett digitális pénzügyi asszisztens feladatainak részét képezi, amit ha egyszer kipróbálsz nehezen fogod elengedni. 🙂

Ez nem más, mint a ‘’Könyvelői adatkapcsolat”, ami a számlaadatok automatikus és folyamatos áramlását teszi lehetővé a főkönyvi rendszerek felé, a #profi szolgáltatáscsomag előfizetőinek. Nincs több körmölés, pötyögés, aminek köszönhetően a felszabaduló idődet olyan feladatok elvégzésére tudod fordítani, amelyek előrelendítik a vállalkozásodat, vagy akár családoddal is több időt tölthetsz, hogy ne boruljon az a bizonyos egyensúly. 🙂

Könnyítsd meg önmagad és könyvelőd munkáját! Ha mindezekhez számlázási fiókkal sem rendelkezel, mindenképpen regisztrálj!