Ezt a cikket utoljára ezen a napon módosítottuk: 2020.03.31. Mindent megteszünk, hogy naprakész információt szolgáltassunk oldalunkon, de előfordulhatnak elavult információk korábbi bejegyzéseinkben. Ha elavult információt találsz, kérjük, hogy jelezd ügyfélszolgálatunknak. Köszönjük!
2010-ben, tehát hat évvel ezelőtt vált Magyarországon először bárki részére könnyen elérhetővé az e-számlás. Ekkortól ugyanis egy pár-kattintásos Számlázz.hu-s regisztrációt követően azonnal kibocsáthattad első elektronikus számládat.
Azóta a Számlázz.hu rendszerével hétmilliónál is több e-számlát bocsátottak ki (2016 decemberi adat). Ugyanakkor időnként még mindig kapunk visszajelzést tőletek, hogy néhány vevőtök nem hajlandó befogadni az elektronikus számlát, hanem mindenképpen papír alapú számlára van szüksége. Mivel kérésedre kinyomtatjuk és postára adjuk papír alapú számlád, ez neked nem fáj annyira, főleg mert a nálad maradó számlapéldányt te tudod digitálisan tárolni :), viszont érdemes végigmenni azokon az okokon, amely miatt vevőd elutasítja az e-számlát. Valójában ezek nagyrészt tévhitek!
1. Tudatlanság
Sok baj első számú gyökere ez, pedig a papírszámla és az e-számla közötti egyetlen különbséget sokszor leírtuk már (például itt), de való igaz: ez új tudásanyag, amit el kell sajátítani, és sokan gondolják, hogy ez befogadhatatlan mennyiségű információ.
VALÓJÁBAN:
Nem olyan sok az az információ, ami az e-számla befogadásához szükséges, nagyjából annyit kell átlátni, hogy az e-számla egyszerű, gyors, olcsó, környezetbarát, tárolása megoldott, trendi, és még a könyvelők is szeretik.
2. Félelem
Megint egy ősi ösztön, ami a mai, NAV által ellenőrzött időkben még érthető is. A papírszámla befogadása eddig működött, biztonságos volt, az eddigi NAV-ellenőrzéseken nem volt gond. Mit szólna a NAV, ha ellenőrzéskor egy CD-vel jelennék meg?
VALÓJÁBAN:
Nos, miután a NAV ellenőrei a Számlázz.hu rendszerén keresztül sajátítják el az e-számlázás minden csínját-bínját, még örülnek is, hogy nem kell a papírt cipelniük, hanem egy ismerős, barátságos és 100 %-ban NAV-álló rendszerből kibocsátott e-számlával dolgozhatnak.
3. Kilépés a komfortzónából
Ez elsőre kellemetlen lehet, de biztos ismered a találó rajzot. Szerintem nem kell túlmagyarázni 🙂
VALÓJÁBAN:
Mivel az elektronikus számlázás mind kibocsátóként, mind befogadóként tökéletesten szabályos, ám még számtalan további előnnyel is jár (GOTO 2.), ezért egyáltalán nem „csodával határos”, ha ezt a megoldást választod. Sőt, inkább természetes.
4. Belső folyamat hiánya
Nagyobb vállalkozásokra jellemző, hogy a munkatársak jól definiált és leírt munkafolyamatok szerint dolgoznak. Pontosan le van írva (vagy csak szokásjog), hogy egy papírszámla befogadása hogyan történik: postabontó, esetleg iktatószám, hova rögzítem az adatait, hogyan fizetjük ki, hogyan engedélyeztetem a kifizetést és hogyan tárolom (lefűzés).
VALÓJÁBAN:
Mivel az e-számla egy PDF dokumentum (fájl), erre új folyamatot kell kidolgozni – ami persze lehet csak annyi, hogy a főnökkel megbeszélem, mit is kell csinálni ezzel az adatfájllal. Nem egy nagy dolog, de az első e-számla befogadását lelassítja (persze csak a papír számla megszokott befogadási folyamatához képest). Onnantól viszont sokkal gyorsabb!
5. Tárolási (archiválási) feladat
Hiába rágják meg (esetleg) a papírszámlát az egerek, hiába ázik el az egész paksaméta egy csőtörés alkalmával – ezekre a vis major esetekre a papírszámlák tárolásakor fel vagyunk készülve. Úgy értem: lelkileg.
VALÓJÁBAN:
8 évig tárolni egy digitális dokumentumot ma valóban nem triviális, annak ellenére, hogy nincs jogszabály, amely ezzel kapcsolatban bármit is előírna. Egy dolog a fontos: NAV-ellenőrzéskor kérésre ésszerű időn belül (3 munkanap) át kell adnunk az e-számlákat a NAV részére.
Hogyan lehet tehát biztonságosan tárolni az e-számlákat? Itt most elsősorban a vevőkre gondolok, hiszen számlakibocsátóként az e-számláidat 8 évig megtalálod a számlakibocsátó fiókodban, így tehát a vevőd is elkérheti egy későbbi időpontban.
Egy dolog biztos: számlabefogadóként sem a főnök laptopja, sem az irodai Windows szerver nem alkalmas arra, hogy ilyen hosszú távon őrizzen meg PDF dokumentumokat.
Mi lehet tehát a megoldás?
- A bátrak kiírhatják minőségi CD-re vagy DVD-re, ha bíznak abban, hogy 8 év múlva is lesznek a számítógépekben DVD olvasók (a NAV-nál biztosan 😉 ).
- Tárolásra megfelelő lehet egy minőségi külső merevlemez (pár tízezer Ft-tól már nagyon jó minőségűek kaphatók).
- Ugyanilyen jó lehet egy pendrájv is.
- Talán nem triviális, de megőrzésre teljesen megfelel a stabilan működő email-szerver is, tehát például a GMail-es postaládád. Ez ugye már felhő alapú tárolást jelent, ami mindig biztonságosabb, mint a helyi hardverek.
- Legjobb megoldás persze a dedikált felhő alapú tárhely: akár a Google Drive, akár egy Dropbox fiók.
Te hogy oldod meg a tárolást? Az elutasításnak van más oka is a vevőd részéről?
Írd meg kommentben, vagy küldd tovább ezt a cikket vevőd részére!
Tudtad, hogy nálunk az e-számla mindössze 6 Ft/db?
Tudtad, hogy a regisztráció ingyenes?
Tudtad, hogy most azonnal te is e-számlázhatsz?
