2020-ban az “év embere” minden kétséget kizáróan a Covid-19 vírus. Talán egyetlen olyan vállalkozás sincs a világon, amelyikre így vagy úgy ne lett volna hatással. Teljes iparágakat sodort a tönk szélére (turizmus, vendéglátás, légiközlekedés), és korábban margináris piacokat kiszolgáló vállalkozások törtek a magasba (maszk-, és kézfertőtlenítő gyártók, webkamerák, stb…).  A legtöbb vállalkozásnak szembe kellett nézni a digitalizációs evolúcióval – néhányan hozzáfogtak, néhányan épp befejezték, néhányan pedig pont hogy a magasba szárnyaltak a korábbi digitális átállás hullámain.

Mindezeknek magukkal hozták egy különleges és érdekes területet reflektorfénybe emelkedését: a home office-ra, vagyis az otthoni munkavégzésre gondolok. Sok cég esetében ennek sikerességén múlt maga a fennmaradás: a munkavégzés (ha úgy tetszik: termelés) színtere vagy a munkavállalók otthona lett, vagy a “sehol” – ez utóbbi esetben a vállalkozás gyakorlatilag csődöt jelentett.

Ma már – hála Istennek és a virológusoknak – fél tucatnál is több oltóanyag gyártása folyik, és elérhető közelségbe (6-12 hónap) került a “kovid utáni” éra, amikor a munkavégzés visszatér a régi kerékvágásba… Ha visszatér… Vagy mégsem? Mi lesz a home-office-szal a lakosság teljes (vagy majdnem teljes) beoltása után? Hogyan készül a Számlázz.hu ezekre az időkre?

2020 legelején a “lockdown”, vagyis kijárási korlátozások életbe lépése technológiailag egyáltalán nem jelentett kihívást a Számlázz.hu-nál dolgozók részére. Kizárólag laptopokat használtunk, és minden munkafolyamatot felhő alapú szoftverek támogatnak, minden adatunk és dokumentumunk a felhőben van. A kollégák hazavitték a laptopjukat, és legfeljebb egy picit szélesebb internet-előfizetésre váltottak, de a munkavégzés folyhatott ugyanúgy, mint eddig.

Vagy mégsem? Milyen hatással volt hosszú távon a home office a Számlázz.hu egyes “részegységeinek” működésére? Talán meglepő, de az egyes “osztályok” különbözőképpen élték meg az otthoni munkavégzést.

Az online marketinggel foglalkozó kollégák egyéb okok miatt már korábban is heti több nap otthonról dolgoztak. Számukra a Covid-19 miatti karantén nem hozott túl nagy változást. A személyes kommunikáció pótlására korábban kialakítottak csatornákat, folyamatokat. Jó lendülettel és sikeresen “növelték” a Számlázz.hu-t használó vállalkozások számát a 2019 decemberi 163 000-ről 2020 végére 421 000-re. Ez egy év alatt közel 260 000 új Számlázz.hu-s vállalkozást jelentett, amire – azt hiszem, nyugodtan mondhatom – Magyarország történetében eddig még soha nem volt példa. Le a kalappal a Számlázz.hu marketingcsapata előtt!

Az ügyfélszolgálatos kollégák néhány hónap otthoni munkavégzés után kijelentették: na, ebből elég volt! A megfelelő higiéniás és távolsági szabályok betartásával folyamatosan együtt dolgoztak, egy légtérben, továbbra is biztosítva az információk és tapasztalatok leghatékonyabb áramlását. Az ő munkájukat dicséri, hogy míg 2020-ban a Számlázz.hu-s vállalkozások száma 260 000-rel nőtt, de a teljes ügyfélkörhöz viszonyított havi ügyfélszolgálati megkeresések száma az egy évvel ezelőtti 2,59% helyett 1,79%-ra csökkent, az ügyfélszolgálat válaszideje viszont stabilan beállt átlagosan 6 órára – ami szintén óriási teljesítmény.

A vezetőség (nevezzük managementnek) szintén pompásan vette az akadályt: személyesen vagy meeten, de hatékonyan végezte a munkáját hétről hétre.

Utolsónak említem a Számlázz.hu informatikusait, tehát az IT részleget, ez nagyjából a fejlesztőket és üzemeltetőket jelenti. Nyilván technikailag itt sem okozott semmilyen fennakadást az otthonról dolgozás, mégis, a kollégák egy része többnyire az irodát választotta, másik fele viszont biztonságosabbnak látta az otthoni munkavégzést, és gyakorlatilag hónapokon keresztül elmaradtak a személyes találkozók. Az IT részlegen belül azonban jól érzékelhető volt a kreativitás csökkenése: személyes találkozók nélkül nehezebben jöttek a “világmegváltó ötletek”.

Ma már azonban (2021 február) a teljes Számlázz.hu a Covid-19 utáni időkre készül. A megnövekedett munkatársi létszám miatt új épületbe költözünk (továbbra is a Graphisoft Parkon belül), és kiemelten kezeljük az otthoni munkavégzés kérdését is.

Ezzel kapcsolatban három fő szempontot szeretnék megosztani veletek, ami talán másoknak is segít abban, hogy megtalálják a leghatékonyabb munkavégzési formát 2021 végétől (vagy amikor ismét biztonságban leszünk a koronavírustól).

1. Randstad felmérés

A világ egyik legnagyobb HR-szolgáltató cégének magyar tagozata által végzett felmérést itt találjátok. Hosszú, de érdekes anyag. Az otthoni munkavégzésről a felmérés eredménye: 

“Számos tendencia utal arra, hogy a vírushelyzet hatására átalakult munkahelyi kultúra több elemének is tartós jelenlétét igényelnék a hazai munkavállalók. Harmaduk szerint lenne ideális, ha a továbbiakban is rugalmasan alakíthatnák a munkaidejüket, nagyobb befolyásuk lenne a munka és a magánélet egyensúlyára. Közel negyedük számára lenne vonzó, ha a jövőben is a „home office” és az irodai munka valamilyen kombinációjában dolgozhatnának, és közel azonos – 15-15% – azok aránya, akik szeretnék, ha az otthoni munkavégzés mértékéről maguk dönthetnének, vagy akár teljesen átállhatnának erre a munkaformára.”

Tehát a felmérés szerint a munkavállalók nagyon is preferálnák a vírushelyzet után is a részleges vagy éppen teljes home office-t.

2. Beszélgetés a Graphisoft Park vezetőjével

Volt egy informális egyeztetés a Számlázz.hu ügyvezetője, és a Graphisoft Parkot üzemeltető Kft. között. Ennek során Ángyán Balázs, a Számlázz.hu ügyvezetője feltette a kérdést a Graphisoft Park Services Kft. vezérigazgatójának, Kocsány Jánosnak: hogyan hatott a Covid-19 és a home office jelenség a Park irodabérlési “szokásaira”.

Pontokba szedve a következő választ kapta:

  • A Graphisoft Parkon belül a bérbeadási arány továbbra is stabilan magas.
  • Az itt székelő vállalkozások kivárnak, annak ellenére, hogy a munkaerő nagy része otthonról dolgozik.
  • A home office különösen azoknál a cégeknél okoz nehézségeket, ahol a fő hajtóerő a kreativitás. Otthonról, egyedül, nap mint nap ugyanabban az otthoni környezetben magányosan végezve munkájukat  sokkal nehezebben mozdul meg a kreativitás. Ez komoly probléma és kihívás az R&D (kutatással és fejlesztéssel foglalkozó) cégek számára.
  • Már szinte biztos, hogy a vírus “elvonulása után” sem tér vissza majd az élet a régi kerékvágásba. A nagy irodai “rekeszekbe” szorított adatrögzítés-szerű munkavégzéshez kevésbé lesz szükség irodákra – az ilyen tevékenység végezhető otthonról is.
  • Ugyanakkor a kreativitást igénylő munkák inspiráló környezetben végezhetők, kreatív elmék találkozásakor szikráznak teljes pompájukban. Kiemelten szükség lesz tehát inspiratív környezetre. Ez valószínűleg kevesebb íróasztalt, és több közösségi/alkotó teret jelent majd.

3. Kis Ervin Egon, üzleti tanácsadó gondolatai

A Számlázz.hu-t is segítő Smart Commerce Consulting vezető tanácsadója szerint ma még nem lehet biztosan megjósolni, hogy milyen mértékű lesz a munkakörnyezetek visszarendeződése. Például Magyarország egyik nagy múltú, jelenleg közel 120 IT-s kollégával dolgozó szoftverfejlesztő cége, a Virgo feladja belvárosi, ezer négyzetméteres, kétszintes, régóta bérelt irodáját. Saját, kisebb irodát vásárolnak, ahol az egyébként nagyon is kreatív dolgozóknak nem lesznek fix íróasztalaik: mind a munkaállomások, mind pedig a közösségi terek és tárgyalószobák előre lefoglalhatók, tervezhetők lesznek, így maximalizálják a kihasználtságukat. Abszolút működési módot váltanak tehát: a hét napjait felosztva a csapatok között ötvözik majd az otthoni munkavégzés kényelmét és hatékonyságát a tervezett és kreatív csapatmunkával. Ezt a céget nagy tapasztalattal rendelkező, több évtizedes IT-s múlttal rendelkező menedzsment vezeti, akik biztosan tudják, mit csinálnak. Az ő esetükben a modellváltás jó eséllyel sikeres lesz.

Nincs tehát biztos recept: minden az adott vállalkozás piaci szegmensén múlik (működési sajátosságok), és azon, amit az egyéni és csoportos munkavégzés során a múltból (és a karantén időszakból!) magukkal hoznak az egyes vállalkozások. 

Ami viszont biztos, az a fejlődés és a változás. Mire tanít minket az emberiség eddigi evolúciója? Melyik a legértékesebb tulajdonság, ha a túlélésről és a sikerességről beszélünk? Ki maradt fenn, ki élte túl az evolúció viharait? A leggyorsabb? A legnagyobb? A legerősebb? Nem! A legértékesebb tulajdonság az alkalmazkodóképesség. Amikor az egyén (és a csoport, és a vállalkozás) felismeri a változás irányát, és képes önmagát arra fordítani, mondhatni “felülni” a magával ragadó hullám tetejére.

Erről is, és még sok hasonló, jövőbe mutató, napi döntéseidben segítő gondolatokról olvashatsz a Számlázz.hu PARK-ban… Ha még nem jártál arra, ideje bekukkantanod!