2025-től nincs mese: minden vállalkozásnak át kell állnia az elektronikus számlaarchiválásra, legalábbis ha közműszámlákról (villany- vagy gázszámláról) van szó. Ez elsőre talán bonyolultnak hangzik, de egy kis felkészüléssel nemcsak hogy túlélhető, hanem még a mindennapokat is megkönnyítheti. Czöndör Szabolcs, a NAV Adószakmai Innovációs Főosztály vezetője cikkében részletezi, mire érdemes figyelni, és hogyan lehet ebből előnyt kovácsolni!
Jelentős változást okoz a vállalkozások széles köre számára a 2025. január 1-jén hatályba lépő kötelező elektronikus számlázás az energetikai számlák vonatkozásában. Ezen időpontot követően kiállított villamosenergia- és földgázszámlákat kizárólag elektronikus formában bocsáthatják ki a szolgáltatók a vállalkozások számára. A kötelezettség a szolgáltatók részéről egy felkészülési folyamatot jelent 2024-ben, a vállalkozások széles körének pedig az elektronikus számlák befogadására és archiválására szükséges készen állniuk 2025 januárjától.
Mire és kire vonatkozik a kötelező elektronikus számla?
A 273/2007. (X. 19.) Korm. rendelet a villamos energiáról szóló 2007. évi LXXXVI. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról, valamint a 19/2009. (I. 30.) Korm. rendelet a földgázellátásról szóló 2008. évi XL. törvény rendelkezéseinek végrehajtásáról 2025. január 1-jén hatályba lépő módosítása írja elő a kötelező elektronikus számlázási kötelezettséget a szolgáltatók oldalán. Az új szabályozás értelmében a villamosenergia-kereskedő és -elosztó, valamint a földgázkereskedő és -elosztó társaságok által kibocsátott számlák kizárólag elektronikus számlák lehetnek. Ebből a körből kizárja a szabályozás a lakossági ügyfeleket, ott marad a vevői beleegyezés.
Az elektronikus számlázási kötelezettség nem érinti a számlakibocsátók számára előírt számlaképet és a számlaadattartalmat. Ebből következik, hogy a szabályozás alapján létrejövő kötelező elektronikus számlák elektronikus számlaképek lesznek, amelyet nagy valószínűséggel elektronikus aláírással fognak ellátni továbbra is a kereskedő és elosztó társaságok. Ez utóbbi nem következik a jogszabályból, mivel a számlák adattartalmának sérthetetlenségét más módszerrel is lehetne védeni, ugyanakkor Magyarországon a legelterjedtebb elektronikus számla az elektronikusan aláírt PDF dokumentum. Ez annyira így van, hogy sokszor kizárólag ezen típusú dokumentumot véli nagyon sok vállalkozó, könyvelő elektronikus számlának. A jogszabályi rendelkezések alapján ennél sokszínűbb is lehetne az elektronikus számlázás, az elektronikusan aláírt pdf csupán egy a jogszabályoknak és a gyakorlatnak megfelelő megoldások közül.
A jogszabályi változás 2025. január 1-jén lép hatályba, és ezen időpontot követően kibocsátott számlákra vonatkozik. Ez azt is jelenti, hogy ha például egy decemberi számlát a szolgáltató januárban módosít, akkor a módosító számla kizárólag elektronikus lehet. A jogszabály ugyanis nem a teljesítési időszakhoz, hanem a számlakibocsátás keltéhez igazítja a kötelezettséget.
Visszatérő kérdés, hogy ha egy vállalkozás ingatlant ad bérbe, és például az áram felhasználást továbbszámlázza, akkor annak a számlának is elektronikusnak kell-e lennie. Az érintett bérbeadók számára fontos szempont, hogy rájuk a rendelet nem vonatkozik, mivel nem minősülnek villamosenergia-kereskedőnek vagy -elosztónak. Ennek következtében rájuk nem vonatkozik a kötelező elektronikus számlázás és ha elektronikus számlát szeretnének kibocsátani, akkor szükséges a bérbevevő beleegyezése.
Milyen változásokat okoz ez a vállalkozások számára?
A magyar vállalkozások többsége a digitalizáció viszonylag alacsony fokán áll. Nagyon jellemzőek a belső ügyviteli folyamatokban a papíralapú dokumentumok és ez nincs máshogy a számlázásnál sem. A legtöbb mikro-, kis- és középvállalkozás nem fogadott be még elektronikus számlát, vagy ha be is fogadott, nem feltétlenül a jogszabályoknak megfelelően tette. A könyvelők oldalán sem találunk kialakult gyakorlatot az elektronikus számlázás tekintetében, hiszen ahogy az ügyfeleik, ők sem feltétlenül digitalizáltak bizonylati szinten.
A jelenleg hatályos szabályozási környezetben viszonylag könnyű kibújni számlabefogadói oldalon az elektronikus számlázás alól, hiszen ahhoz a vevőnek a beleegyezésére van szükség. Azonban a 2025. január 1-jén hatályba lépő rendeletek a számlakibocsátók kötelezettségévé teszi azt, hogy kizárólag elektronikus számlát állítsanak ki. Ezzel az elektronikus számlakibocsátási kötelezettséggel párhuzamosan függetlenül attól, hogy egy vállalkozás, annak könyvelője mennyire felkészült az ilyen típusú számlákra, kötelező lesz befogadniuk és elektronikusan tárolniuk. Nem tudják jogszabályszerű módon visszautasítani már az elektronikus számlákat.
Az elektronikus számla jogszabálynak való megfelelése nem lesz kérdéses, hiszen egyrészt nem lesz túl sok választása a számlabefogadónak, másrészt a számlakibocsátóra nézve hárul a jogértelmezési kötelezettség. Ami viszont hátrányos is lehet a befogadók oldalán, hiszen a számlakibocsátó bármikor átállhat másfajta elektronikus számlázási technológiára úgy, hogy az a befogadók oldalán csak új megoldandó kihívásként fog jelentkezni.
További változást okozhat a kötelező elektronikus számlázás a fizetési formák tekintetében. Bár az érintett adóalanyi körben már nagyon nem jellemző a csekkes fizetés, azonban nagy valószínűséggel már nem lesz választható fizetési mód. Jelenleg amely vállalkozás csekkel fizeti ki az energetikai számláit, a papíralapú számlákhoz mellékelve kapja meg a csekket. Mivel elektronikus számlázás esetén nem lesz postai levél, ezért ezt a fajta fizetési formát az érintett fogyasztók esetén nagy valószínűséggel ki fogják vezetni a szolgáltatók.
Mind a mai napig a vállalkozásoktól visszatérő kérdés, hogy ha minden számla megtalálható a NAV Online Számla rendszerében, akkor egyáltalán miért kell erről a témáról hosszan beszélni. Ennek alapvető oka, hogy a NAV rendszere biztosan nem fogja megkapni az energetikai elektronikus számlákat, kizárólag annak az áfatörvény szerinti adattartalmát. Tehát a NAV nem számlát, hanem számlaadatot tárol. Viszont az áfatörvény a vállalkozás kötelezettségévé teszi a hiteles számlák megőrzését. Ezért fontos foglalkozni az elektronikus számlák feldolgozási és megőrzési folyamataival.
A könyvelők oldalán az elektronikus számlák lekönyvelése is jelenthet további kérdéseket, mivel egy hagyományos könyvelőiroda a papíralapú folyamatokhoz szokott. Persze az a néhány elektronikus számla ügyfelenként nem fog jelentős kellemetlenséget okozni, azonban az elektronikus számláknak a száma és aránya is növekedni fog idővel.
Ne legyenek kétségeink afelől, hogy bár a villamosenergia- és földgázszámlák viszonylag jól körülhatárolható ügyleteket jelentenek, és havi szinten nem jelentős egy-egy vállalkozásra vetített darabszáma, azonban ez csupán a kezdetet fogja jelenteni. A jövőben egyre több elektronikus számlára szükséges számítaniuk a könyvelőknek és a vállalkozásoknak.
Hogyan készüljünk fel az archiválásra?
A legnagyobb problémákat nagy eséllyel nem is a fizetési mód fogja jelenteni, hanem az elektronikus számlák megőrzése. Az elektronikus számlákat hiteles módon kizárólag elektronikusan lehet megőrizni. Bár a jogszabály feldolgozási célból nem tiltja meg annak kinyomtatását, azonban megőrizni elektronikusan szükséges.
A megőrzést alapvetően kétfajta módon tudja biztosítani egy vállalkozás:
- A vállalkozás saját maga alakítja ki az archiválást
- Az archiválással megbíz egy szolgáltatót
Mindegyik megoldásnak megvannak az előnyei és hátrányai. Amennyiben egy vállalkozás saját maga ki tudja alakítani az elektronikus számlatárolás informatikai megoldását, akkor az függetlenséget ad neki és saját maga felügyelete alatt vannak a számlák. Ugyanakkor ezzel együtt jár az adatvesztés kockázatának kezelése, valamint egy ilyen informatikai megoldás kiépítése valamekkora költséggel is jár. A szolgáltató megbízása jellemzően a szolgáltatás előfizetésének költségével jár együtt, ugyanakkor a megőrzés technikai hátterét nem a vállalkozásnak szükséges kiépíteni, valamint a felelősségek is megoszlanak. Ez utóbbit azonban érdemes a szerződésben is egyértelműsíteni.
Feltételezve, hogy a szolgáltatók az elektronikus számláikat elektronikus aláírással látják el, akkor az adattartalom védelme megoldódott. Ezt követően az 1/2018. (VI. 29.) a digitális archiválás szabályairól szóló ITM rendelet előírásait kell betartani. A rendelet a megőrzést alapelvek mentén szabályozza:
- Törlés, megsemmisítés, utólagos módosítás elleni védelem
- Jogosulatlan hozzáférés elleni védelem
- Értelmezhetőség, olvashatóság biztosítása
A jogszabály alapvetően a megőrzésre kötelezettre bízza azt, hogy ezeknek az alapelveknek hogyan tud eleget tenni. Fontos elvárás, hogy az archivált számlákat ne például egy naponta használt számítógépen akarjuk hosszú távon tárolni. Az archiválási megoldásnak mindenképp egy napi munkavégzéstől elkülönült megoldásnak kell lennie. Ez lehet például egy archiválásra szánt fájlszerver, vagy akár egy olyan különálló adathordozó is, amely biztosítja a törlés elleni védelmet. Megoldás lehet még a több helyen történő tárolás, de akár felhőszolgáltatás is. Fontos megjegyezni, hogy a legtöbb felhőszolgáltató nem garantálja a feltöltött fájlok hosszútávú megőrzését, ezért érdemes a szolgáltatási szerződést alaposan áttanulmányozni.
A megőrzést nem feltétlenül a vállalkozásnak saját magának szükséges ellátni, ezzel megbízhat szolgáltatót is. A piacon számos olyan szolgáltatással találkozhatunk, amely alkalmas az elektronikus számlák megfelelően biztonságos körülmények közötti megőrzésére. A megőrzésen kívül más többletszolgáltatással is találkozhatunk, amelyek segítik a dokumentumok közötti keresést, az exportálást, vagy éppen a könyvelők számára nyújthatnak további lehetőségeket.
Az archiválási szolgáltatók közül a bizalmi archiválási szolgáltatókat érdemes különválasztani, mivel ezen szolgáltatók esetén jogszabályi vélelem létezik a megfelelő működésre. A bizalmi archiválási szolgáltatókat az NMHH regisztrálja és ellenőrzi a tevékenységüket. Ezen szolgáltatások esetén a megőrzésre kötelezett vállalkozásoknak nem szükséges vizsgálniuk a megfelelő informatikai, technikai és jogi hátteret, azonban kizárólag elektronikusan aláírt dokumentumokat őriznek meg. Minden olyan szolgáltató esetén, amely nem bizalmi szolgáltatónak minősül, érdemes az archiválási megállapodást alaposan átnézni. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy a bizalmi archiválási szolgáltatónak nem minősülő szolgáltatások nem lennének megbízhatók, csupán a kellő körültekintés elvét szükséges ezen szolgáltatók megválasztásánál alkalmazni.
Egy vállalkozás számára akár logikus döntés is lehet, hogy amennyiben a papíralapú bizonylatait a könyvelője őrzi, akkor az elektronikus számlákat is ő őrizze meg. Ez azonban nem feltétlenül evidens a könyvelők számára, hiszen teljesen más környezetet jelent a papíralapú és az elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése. Egyrészt nem szükséges az elektronikus számlák megőrzési szolgáltatását nyújtania, azonban ha nyújtja, akkor külön szolgáltatási díjat is felszámolhat ezért. Amennyiben egy vállalkozás a könyvelőjére bízza az elektronikus számlák megőrzését, akkor a könyvelője fog minősülni archiválási szolgáltatónak. Ugyanakkor a könyvelő számára nem feltétlenül jelent ez saját megőrzést, hiszen ő is megbízhat ezzel szolgáltatót.
Megvalósítási stratégiák
A fentiek alapján láthatjuk, hogy több stratégia mentén indulhatnak el a vállalkozások. Lehet olyan stratégiát alkotni, hogy csak a jogszabályi minimumra törekedünk, és a célunk csupán az, hogy valahogyan megfeleljünk a változó jogszabályi követelményeknek. De dönthetünk úgy is, hogy inkább a teljes számla befogadási folyamatunkat átgondoljuk és olyan megoldást kezdünk kialakítani, amely egyrészt jövőálló, másrészt pedig hatékonyabbá teszi a saját folyamatainkat.
Gondoljunk bele abba, hogy mennyivel egyszerűbbé tud válni egy olyan könyvelési folyamat, amikor a könyvelő kizárólag elektronikusan kapja meg a számlákat úgy, hogy mellette ott van a számlaadat-szolgáltatás adattömege, amelyet egyszerűen be tud emelni a saját könyvelésébe. Amennyiben hosszabb távra szeretnénk egy megoldást kialakítani, akkor abba érdemes az összes számlaformátum esetén megfelelő tárolási módszert választani. Ilyen lehet például egy olyan szolgáltatás igénybe vétele, amelynek segítségével az elektronikus számláinkat éppúgy tudjuk tárolni, mint a papíralapú számláink beszkennelt képét, esetleg hiteles elektronikus másodpéldányát. Egy ilyen változással nem csupán az energetikai elektronikus számlázásra fogunk tudni megoldást találni, hanem időtálló és hatékony bizonylatmegőrzési folyamatot tudunk bevezetni.
Végezetül fontos hangsúlyozni, hogy nem létezik egyetlen tökéletes megoldás, amely minden vállalkozási igényt ki tud elégíteni. Éppen ezért fontos felmérni a vállalkozás saját igényeit, a jövő változó kihívásait, és mindezekre találni egy jó és rugalmas megoldást.
Reméljük, hogy a fentiek kicsit közelebb hoztak téged a megoldáshoz, de ha még vannak benned kérdések, eláruljuk: a Számlázz.hu-nál kéznél van a segítség, hiszen a Számlaverzumnak köszönhetően a közműszámlák adatai megjelennek a bejövő számláid között, ahova számlaképeket is feltölthetsz – az archiválás innentől kezdve már a mi feladatunk, és nyugodt lehetsz, hogy minden a jogszabályoknak megfelelően történik!
