Az eÁFA M2M rendszer (gép-gép kapcsolat) számos izgalmas lehetőséget rejt az áfabevallások automatizálásában: Czöndör Szabolcs cikkében betekintést nyújt az M2M megoldás alapelveibe, bemutatja, hogyan segíthet a könyvelési folyamatok hatékonyabbá tételében, és megosztja azokat a gyakorlati lépéseket, amelyekkel zökkenőmentesen készülhetünk fel az alkalmazására. Olvass tovább, és ismerd meg, hogyan alakíthatja át az eÁFA M2M az áfabevallások jövőjét!
Az eÁFA rendszerének talán egyik legrejtélyesebb megoldása a gép-gép kapcsolat. Nem találhatunk adóhivatali felületet, és könyvelőként nagyon nehezen tudjuk elképzelni, milyen lehetőségeket rejt magában ez a rendszer. Az eÁFA M2M (Machine to Machine, azaz gép-gép) megoldását jobban megismerve jöhetünk rá arra, hogy mennyiben tudja segíteni az áfabevallással együtt járó bizonytalanságok csökkentését, de akár automatizált áfabevallás készítésig is el tudunk jutni.
Mi az eÁFA M2M?
Az eÁFA gép-gép kapcsolat (röviden eÁFA M2M) egy olyan megközelítés, ahol az adózói, könyvelői oldalon az innovációnak jelentős szerep jut. A könyvelő program vagy egy ahhoz kapcsolódó informatikai megoldás kommunikációjára épít az eÁFA M2M. Az elsődleges szerep ebben az áfaanalitikának jut. Az áfaanalitikát szükséges olyan struktúrában létrehozni és olyan adókódokkal ellátni, amelyet az adóhivatali rendszer tud értelmezni. Ezt az áfaanalitikát validálja az eÁFA rendszer, melynek eredményét megosztja az adózóval. A folyamat végén pedig az adózó dönti el, hogy adóbevallásként be szeretné-e adni vagy sem.
Az eÁFA M2M-nek tehát nincs adóhivatali felülete, mivel azt a könyvelő program vagy egy különálló program fejlesztője alakítja ki. Az innovációs lehetőség éppen ebben a környezetben van. Hiszen nem az adóhivatal ad egy kész rendszert, amelybe bele kell férnie mindenféle adózási és IT rendszer specifikumnak, hanem csupán kapcsolódási pontokat ad. A fejlesztői oldal pedig szabadon dönthet arról, hogy ezeket hogyan használja, milyen hozzáadott értéket jelentő megoldásokat fejleszt bele.
Felkészülés az eÁFA M2M-re
Felhasználói oldalról amit fontos tudnunk, azok az alapvető folyamatok és a lehetőségek. Társaság méretétől és bonyolultságától függően érdemes lehet egy projektet indítani az eÁFA M2M bevezetésére. Ennek a projektnek a főbb lépései a következők lehetnek:
- Jelenlegi folyamatok felmérése: Ennek során érdemes azonosítani azokat a pontokat az áfabevallási folyamatában, amikor manuális munkát szükséges végezni vagy át kell alakítani adatokat, ki kell szűrni számlákat. Ezeket egy eÁFA-s folyamatban érdemes lehet automatizálni, amennyiben lehetséges. Az eÁFA átállásnak ugyanis nem csupán az lehet a scope-ja, hogy az adóhivatal eÁFA rendszerén keresztül adjuk be a bevallásunkat, hanem az is, hogy a jelenlegi áfaanalitika készítési folyamatunkat gördülékenyebbé igyekszünk tenni. Meg kell jegyezni, hogy számos vállalkozás számára már ezen folyamatok automatizálása nagyobb hasznot rejthet, mint az adóhivatali rendszer nyújtotta szolgáltatások.
- Áfaanalitika vizsgálata: A legtöbb áfaanalitikában nem találhatóak meg mindazon adatmezők (oszlopok), amelyet az eÁFA rendszere elvár, vagy ha meg is találjuk, nem feltétlenül megfelelő minőségű adatokkal töltjük ki. Éppen ezért a felkészülés fontos részét jelenti az áfaanalitika szerkezetének összevetése az eÁFA követelményeivel, valamint néhány adatellenőrzés lefuttatása. Amennyiben eltéréseket találunk, akkor érdemes tervet készíteni azoknak a kezelésére (pl. adatbeviteli folyamat változtatása, áfaanalitika folyamatában automatizált megoldások használata stb.).
- Adókódok vizsgálata: Ennek során érdemes azonosítani hiányzó adókódokat, esetlegesen már feleslegessé vált adókódokat. A fő cél az lenne, ha az adóhivatali adókódokkal egyértelmű kapcsolatot lehet kialakítani. Ennek a vizsgálatnak egyik eszköze, hogy a saját adókódjainkat összegezve megnézzük, hogy azok megfelelő minőségben leképezik-e az áfabevallásunkat (a részletező sorokra kiemelten figyeljünk!). Amennyiben nem, akkor nagy eséllyel vannak olyan manuális folyamataink, amelyet érdemes lehet másként kezelni az eÁFA átállási folyamatban.
- Standard áfaanalitika összeállítása: Az eÁFA rendszer elvárja, hogy legyen egy olyan adatállományunk, amely megfelel a publikált xsd-nek. Ehhez érdemes olyan informatikai megoldást választani, amely ezt automatikusan elő tudja állítani, és a felhasználó oldaláról a lehető legkevesebb beavatkozásra van szükség. Az átalakításnak pozitív esetben teljesen automatizáltnak kell lennie, amelynek alapját az előző pontokban megfogalmazott feladatok megfelelő végrehajtása lehet.
- Áfaanalitika validálása: Magát a validációt az adóhivatali rendszer végzi, azonban az eredményt valahol meg kell jeleníteni, értelmezni szükséges. Éppen ez a pont lehet az, amelyben a szoftverek jelentősen eltérhetnek. A különböző informatikai megoldások összehasonlítása esetén ezért könyvelőként fontos szempont lehet a validáció kiértékelési megoldások vizsgálata.
- Áfabevallás jóváhagyása: Az áfabevallási folyamat ezzel a ponttal zárul le. Ezt követően az adóhivatali rendszer a bevallás feldolgozási nyugtákat készíti el, amelyet szintén gép-gép kapcsolaton keresztül letölthet a vállalkozás programja.
- Áfabevallás megőrzése: Fontos tudnunk, hogy a jóváhagyott áfabevallást számos szempontból érdemes lehet megőriznünk. Egyrészt a NAV nem fogja számunkra megőrizni a feltöltött áfaanalitikánkat, valamint az ahhoz kapcsolódó validációs eredmények lekérdezése utólag számos nehézséget hordozhat. Éppen ezért az M2M rendszeren keresztül feltöltött adatok megőrzése fontos funkció lehet például egy adóellenőrzésnél, de akár egy önellenőrzésnél is.
A validáció az eÁFA M2M esetén két lépcsőben történik meg. Az első lépcsőt egyfajta bőröndketrecként lehet értelmezni, amikor alapvető elemzések futnak le. Ezek az elemzések azt mindenképp mutatják, hogy az adott áfaanalitika alapján elkészített áfabevallás feldolgozható-e és súlyos hibákat tartalmaz-e. A második lépcső egy mélyebb elemzés, amikor részletekbe menő vizsgálat történik meg. Ez az elemzés azonban nem azonnali, hanem akár néhány napot is igénybe vehet. Tehát előfordulhat, hogy az áfabevallást az eÁFA M2M-ben már beadtuk, és azt követően kapjuk meg a mélyelemzés eredményét. Ekkor viszont már beadott bevallásról beszélünk.
A jogalkotó is felfigyelt erre az anomáliára, ezért 15 napos ellenőrzési moratórium és pótlékmentes önellenőrzési lehetőséget vezetett be azon adózókra, akik az eÁFA M2M-ben nyújtják be a bevallásukat. A 15 napos ellenőrzési moratórium kizárólag a megbízható adózókra vonatkozik, akiknek a bevallásukban nem feltételezhető bevételeltitkolás vagy fiktív számla szerepeltetése.
A validációk akkor is lefutnak, ha a könyvelő nem az eÁFA M2M-ben adja be az áfabevallást. Tehát az azonnali és az utólagos validációk nem attól függnek, hogy az áfabevallást milyen megoldáson keresztül nyújtjuk be, hanem akár szolgáltatásként is tudjuk használni a validációkat. Ez a szemlélet akár támogathatja az eÁFA rendszerre való felkészülés folyamatát is.
A fenti alapfolyamatokat kiegészítve további szolgáltatásokat építhet be a szoftverfejlesztő. Lényegében ezek lesznek azok, amelyek a specialitásait adják az egyes szolgáltatásoknak. Az alapfolyamat támogatása minden szoftvertől elvárható, a plusz szolgáltatások pedig az egyediséget biztosítják, a felhasználók hatékonyságát tudják növelni.
Fejlesztési irányok
Az adóhivatal egyértelműen abba az irányba megy, hogy az eÁFA rendszer leváltsa a jelenlegi bizonylat alapú bevallási rendszert. Jelenleg bármennyire is szolgáltatásról, lehetőségről beszélünk az eÁFA kapcsán, idővel azonban hozzá kell szoknunk ahhoz a gondolathoz, hogy csak az eÁFA lesz az egyedüli áfabevallási lehetőség.
Az eÁFA rendszere teljes funkciók szempontjából 2025-re fog teljessé válni. Ekkor lesz elérhető például az áfabevallás speciális eseteinek kezelése, vagy a közösségi összesítő jelentést is fogunk tudni ezen a platformon keresztül benyújtani.
Az adóhivatal az utólagos validációkat folyamatosan fejleszti, hogy minél több kockázatra, problémára fel tudja hívni a figyelmet. Ezeknek a validációknak a célja, hogy az adózók számára olyan hasznos információkat tudjon visszaadni, amely csökkenti az adminisztrációs hibákból eredő nem megfelelő áfabevallás kockázatát.
Az egyik legérdekesebb fejlesztésnek az eÁFA M2M analitika xml-jének feltöltését fogja jelenteni az eÁFA webfelületre. Ez azonban nem azt fogja jelenteni, hogy a két eÁFA megoldás egymás között átjárható lenne. Az xml-nek ugyanis teljesen meg kell felelnie az eÁFA M2M követelményeinek, és mindenképpen teljes áfaanalitikának kell lennie. Tehát ezzel a megoldással nem fogjuk tudni kiegészíteni a webfelületen található adatokat, hanem egy alternatív utat jelent az áfabevallás benyújtására.
Az xmlfeltöltést célszerű használni például egy eÁFA felkészülési folyamatban, amikor már az xml állományig eljutottunk, azonban a gép-gép kapcsolat még nem működik megbízhatóan. De akkor is jó hasznát tudjuk venni, amikor már átálltunk eÁFA M2M rendszer használatára, azonban valamilyen probléma lép fel a gépi interfész működésében. Tehát ez egyfajta biztonsági megoldást jelent, ugyanakkor a használata feltételezi, hogy már rendelkezünk eÁFA-nak megfelelő xmlállománnyal.
Az xml feltöltés alkalmazása alapvetően adózói döntés, az adóhivatali oldalon nem várható semmilyen korlátozás a használatával kapcsolatban. Így akár tartósabban is használhatja az adott vállalkozás, ugyanakkor nem fog lehetőséget adni egy automatizált áfabevallási folyamat kialakítására.
eÁFA M2M felkészülési stratégiák
A fentiek alapján is látszódik, hogy az eÁFA M2M használata alapvetően befolyásolja az áfabevallási folyamatot, hiszen logikailag teljesen arra épül. Amennyiben megfelelően átgondoljuk könyvelőként a saját folyamatainkat, akkor érdemes lehet az eÁFA felkészülést egy nagyobb folyamat konszolidációként kezelni. Ennek a felkészülési folyamatnak a része lehet például a folyamatosan halogatott automatizációk megvalósítása, a manuális tevékenységek kiváltása. Ekkor az eÁFA rendszerre való felkészülésre ténylegesen egy projektet érdemes felállítani, amelynek a minimális időigénye 3 hónapot is kitehet.
A másik végletet a jelenlegi áfabevallási folyamatunk végére az eÁFA hozzáillesztése jelentheti. Ekkor nem fogunk az áfaanalitika készítési folyamatunkon semmit sem változtatni, csupán a végeredményt átalakítjuk egy eszköz segítségével eÁFA xmlformátumba, és vagy betallózzuk a webfelületre, vagy pedig ha szeretnénk ennél többet is kihozni az eÁFA rendszerből, akkor egy erre specializált eszközön keresztül küldjük be az adóhivatali rendszerbe. Ez utóbbi megoldásnak az előnye lehet, hogy az adóhivatali validációk eredményét tudjuk elemezni, valamint az eszköz gondoskodhat az áfaanalitikánk megőrzéséről is.
Az utóbbi megoldásnak a felkészülési ideje jóval kevesebb lehet, ugyanakkor az áfaanalitikánk szerkezeti megfeleltetését ekkor sem fogjuk tudni megkerülni. A felkészülési időnket pedig éppen ez fogja nagyban befolyásolni. Az áfabevallási folyamatunkon azonban ekkor nem változtatunk, hanem kiegészül egy eÁFA bevallási folyamattal. Tehát arra is kell készülnünk, hogy valamelyest akár meghosszabbodhat az adóbevallásra fordított időnk.
Végezetül fontos hangsúlyozni, hogy mindenki számára teljesen tökéletes eÁFA informatikai csomag nem létezik. Az eÁFA M2M éppen a lehetőségeket nyitja meg, amelyhez minden vállalkozásnak saját magának kell illeszkednie. Ezt meg lehet tenni akár dobozos szoftver használatával, de egy nagyobb társaság számára inkább egy közbenső eÁFA tool lehet hasznosabb.
Az eÁFA M2M ugyanis nem cégmérettől függ, hiszen akár mikrovállalkozás áfabevallását és egy multinacionális társaság áfabevallását is éppúgy lehet benne kezelni. Az eÁFA M2M alapvető előnye éppen az, hogy mindenki meg tudja találni azt az informatikai lehetőséget, amely saját maga számára a lehető leghatékonyabb tud lenni.
