Az eÁFA webfelület bevezetése óta számos könyvelő gyűjtött értékes tapasztalatokat, amelyek segítenek megérteni, hogyan nyújthat támogatást a rendszer a mindennapi munkában. Czöndör Szabolcs alábbi cikkében körbejárja az eÁFA működésének logikáját, a webfelület előnyeit és korlátait, valamint azokat a helyzeteket, amikor érdemes lehet a használata mellett dönteni. 

Az eÁFA rendszerének egyik talán leglátványosabb megoldása az eÁFA webfelület, amely azzal a lehetőséggel kecsegtet, hogy egy benyújtásra majdnem kész áfabevallást tud az adóhivatal a rendelkezésére álló adatok alapján összeállítani. A szolgáltatást a NAV 2024. január 1-jén indította el, és azóta számos – akár pozitív, akár negatív – tapasztalattal lehettek gazdagabbak a könyvelők. A következőkben áttekintjük, hogy mire is használható az eÁFA webfelület, mire nem, és hogyan tudja támogatni a könyvelők munkáját.

Az eÁFA működési logikája

Amint az adóhivatalhoz bekerülnek a tranzakciós adatok (pl. számla, pénztárgépi nyugta), az eÁFA algoritmusa elkezdi automatikusan adókódolni.  Tehát ha egy számla kiállításra kerül és megtörténik az adatszolgáltatás, akkor az adóhivatali rendszer az adatszolgáltatás feldolgozását követően elkezdi elemezni és próbál adókódot illeszteni a bizonylatra. Amennyiben a számlának belföldi 18%-os és 27%-os tételsorai vannak, akkor a 18%-os tételsorok az F06, a 27%-os tételsor az F07 adókódot fogja megkapni. Az adókódoknál az első karakter mutatja, hogy a fizetendő (F) vagy levonható (L) oldalra kerül az adott tétel. A példában a 06 és a 07 pedig az áfabevallás sorának számát mutatja. 

A fentiek alapján látható, hogy az eÁFA rendszer nem a számlákat, hanem a számlák tételsorait látja el adókódokkal. Az adókódok végeredményben pedig a jelenleg ismert áfabevallás űrlapot képezik le. Amennyiben nem tudja tökéletesen megállapítani az adóhivatali algoritmus az adókódot vagy például az adóalapot, adóösszeget nem ismeri az adatok alapján, akkor nem fog adókódot felajánlani. Számos ilyen eset lehetséges. Például ha a pénzforgalmi elszámolás alkalmazása esetén a kifizetettséget nem látja az adóhivatali rendszer, akkor erre nem fog tudni adni adókódot. További példa a fordított adózás (a számlán nem szerepel adókulcs, és lehet 18% vagy 27%), különbözet szerinti adózás (nem ismert az adóalap) esetei, de még hosszasan lehetne sorolni ezeket. Ezekben az esetekben csak manuális beavatkozással lehet a megfelelő adókódot a tételekhez hozzárendelni.

Webfelület működése

A webfelület legnagyobb előnye, hogy az adóhivatali rendszer által ellenőrzött adatok érhetők el rajta. Azonban fennáll annak a kockázata is, hogy az adóhivatali rendszer olyan adatokat is kiajánl, amelyek jogszabályi oldalról nem feltétlenül helyezhetőek el az áfabevallásban. Ilyenek lehetnek az olyan számlaadat-szolgáltatások, amelyekhez kapcsolódó számla nem áll az adott vállalkozás rendelkezésére, vagy éppen nem a vállalkozás érdekében felmerült tranzakciót takar (pl. a vállalkozás alkalmazottjainak olyan vásárlásai, amikor a vállalkozás adószámát adták meg). Éppen ezért az adóhivatali adatokat a könyveléssel mindenképp érdemes összevetni. 

A webfelület erre is nyújt lehetőséget, nem csupán az áfabevallás beadását támogatja. A webfelület egyes funkcióinak a működését, azok sajátosságait mindenképp érdemes megismernünk, mivel ezen ismeret nélkül könnyen hibás következtetéseket vonhatunk le. Az eÁFA webfelülete számos olyan meglepetést vagy funkciót is tartogat számunkra, amelynek ismeretével az áfabevallási folyamatunkat tudjuk gyorsítani, hatékonyabbá tenni.

A webfelülettel kapcsolatban meg kell jegyezni, hogy az adóhivatali oldalon még folyamatban van számos fejlesztés. Az indulás óta már bővült a szolgáltatás az önellenőrzéssel és a validációk is folyamatosan fejlődnek. További fejlesztést fog jelenteni az áfabevallások különös eseteinek a kezelése, a közösségi összesítő beadásának lehetősége, vagy éppen egy xml feltöltő funkció.

Ez utóbbi, az xml feltöltési funkció nem a webfelület működéséhez kapcsolódik, az ebben rejlő lehetőséget az eÁFA gép-gép kapcsolatot bemutató cikkben ismertetem.

Jogosultságok beállítása

Amennyiben elsődleges felhasználók vagyunk, akkor alapértelmezetten minden funkcióhoz hozzá tudunk férni. Másodlagos felhasználóként azonban már nehezebb utunk lesz az eÁFA rendszerhez. Egyrészt az elsődleges felhasználónak az Online Számla rendszerben létre kell hoznia egy másodlagos felhasználót és annak meg kell adnia az eÁFA belépési jogot. Természetesen ezt egy már létező másodlagos felhasználónak is megadhatja. Miután ez megtörtént, akkor az elsődleges felhasználónak át kell mennie az eÁFA rendszerbe és a felhasználók menüpontban az adott másodlagos felhasználóhoz be kell állítania a szerkesztési és szabály létrehozási jogosultságot. Ezen jogosultságok nélkül a másodlagos felhasználó csupán lekérdezhet az eÁFA felületén, de például bizonylatot nem tud rögzíteni, adókódot átállítani, vagy áfaanalitikát szerkeszteni. 

A szerkesztési jogosultságokat érdemes a másodlagos felhasználónak már az ismerkedés időszakában megadni, hogy tényleges tevékenységeket tudjon elvégezni. A másodlagos felhasználó ezen jogosultságok birtokában sem lesz képes az áfabevallás benyújtására. Az eÁFA webfelületén ugyanis adóbevallás benyújtására kizárólag elsődleges felhasználó képes a KAÜ-s azonosítást követően.

Mire nem lesz jó az eÁFA webfelület?

Az eÁFA működési logikájából is látszik, hogy azon számlákat, amelyek adatszolgáltatásai alapján egyértelműen nem sorolhatók be áfabevallási sorba, nem fog tudni hozzáadott értéket adni az eÁFA rendszere, azon kívül, hogy az adattartalmát megjeleníti. Ezen számlák esetén a felhasználónak manuálisan kell kiegészíteni adatokkal, vagy adókóddal kell ellátnia a számlát. Nyilvánvaló módon, ha nagyon sok ilyen számlánk van, akkor ez jelentős időigényű feladat is lehet. További nehézséget okoz, ha egy számlának nagyon sok tételsorát érinti a manuális munka, hiszen az eÁFA rendszere tételsorokat helyez bevallásba.

Mindezek alapján az látszódik, hogy ha egy vállalkozásnak áfa szempontból komplex a működése, esetleg nagyon sok számlája van, akkor az eÁFA rendszere nem lesz képes hatékony segítséget nyújtani. Mivel a könyvelőnek az áfabevallást megelőzően biztosan lesz egy áfaanalitikája, az azzal való összepontozás jelentős időt és energiát tud lekötni. Ilyen esetekben az eÁFA webfelület inkább problémákat fog jelenteni, mint megoldást.

A webfelület használatának további problémája lehet, hogy a könyvelő nem feltétlenül tud eligazodni a számos adókódok között, azok bevallásra gyakorolt hatásával nincs tisztában. Ez azonban inkább egy tanulási folyamatot jelenthet, amelyre kellő időt kell szánni. A tapasztalat ugyanakkor azt mutatja, hogy azon szakemberek, akik napi szinten foglalkoznak áfabevallással, számukra éppen az időből van a legkevesebb, ahogy közeledünk a bevallás benyújtási határidőig. Azonban éppen ekkor áll rendelkezésre az áfaanalitika, valamint az eÁFA webfelület adattartalma is, amelyen tudna tanulni.

Mire fogjuk tudni használni?

Az előzőekből látszódik, hogy az eÁFA webfelület nem képes olyan megoldás lenni, amely az áfabevallás terheit le tudja venni minden könyvelőről. Az áfa rendszere nagyon nehezen algoritmizálható, nagyon nehézkesen lehet olyan, mindenki számára egységes folyamatot kialakítani, amely valós szolgáltatásokat tud jelenteni. Az összkép azonban nem ennyire borús, hiszen ha nem is minden esetben, de találhatunk olyan szolgáltatásokat az eÁFA webfelületén, amelyet érdemes lehet használni validációs, ellenőrzési célokra.

Amire az eÁFA webfelület teljesen használható, az a kevés bizonylattal rendelkező, kizárólag belföldi, egyenes adózású 5-18-27%-os értékesítéssel és beszerzéssel rendelkező vállalkozások áfabevallása. Ezen ügyletek esetén a rendszer egész jó hatékonysággal találja el a megfelelő adókódot és összeget. Ezen kívül a nullás áfabevallásra kötelezett vállalkozások esetén tud hatékony szolgáltatást nyújtani a webfelület.

Az áfabevallások benyújtásán kívül érdemes az export és kimutatás funkcióit használni. Ezeket elsősorban az áfaanalitikánk és az ÁNYK-s áfabevallásunk validációjára, keresztellenőrzésre tudunk használni.

Mielőtt nekivágnánk a kimutatások és exportok készítésének, érdemes megvizsgálnunk a bizonylatlistát. Amennyiben azt látjuk, hogy a bizonylatlistán a számláink egy része ellenőrzésre váró státuszban van, akkor ezen számlákat nem tudta bevallásba helyezni az eÁFA rendszere. Ekkor nem érdemes a kimutatásokat készíteni, azonban a bizonylatlista exportja akár jól használható funkció lehet az áfaanaltikánkban lévő számlák teljességének vizsgálatára.

A bizonylatlistán túl érdemes lehet megvizsgálni a munkakosárban lévő bizonylatokat is. Az eÁFA rendszere ebbe a részbe sorolhatja be számunkra fontos módosító bizonylatokat. Ezeket egy része az áfabevallás 30, 31 és 35 soraiba tüntetjük fel. Ennek egy kontrollpontja lehet a munkakosár export, amelyet azonban fontos szakmai szemmel nézni.

A belföldi egyenes adózású ügyleteknél egészen jó minőségű kontrollt tud jelenteni a bizonylatsoros kimutatás. Így az áfabevallás 5-7. sorait tudjuk vele ellenőrizni a saját áfaanalitikánkkal összevetve. Szintén jó ellenőrzési szempont lehet a közösségi értékesítések teljességének vizsgálata, amelyet az áfabevallás 2. sorában tüntetünk fel. A fordított adózású ügyletek esetén inkább a számlasorszámok összevetése és az adóalap validációja adhat egy vizsgálati szempontot. 

A levonható oldalon óvatosabban kell az eÁFA rendszert keresztvalidációként kezelni, mivel az eÁFA alapértelmezetten nem tudja kezelni a levonási korlátozásokat, vagy a levonási jog megnyílását. Az eÁFA validációja éppen ezért nem fog annyira jól működni a bevallás ezen oldalán, mint a fizetendő oldalon.

Az előzőekben leírt validációkat, keresztellenőrzéseket akár manuálisan, vagy Excel segítségével is el tudjuk végezni. De érdemes lehet szétnézni a szoftverkészítőknél, hátha találunk számunkra is használható olyan megoldást, amely az áfaanalitika és az eÁFA rendszer közötti rekonsziliációt hatékonyan tudja támogatni. Ilyen megoldásokkal akár hosszú távon is tudunk profitálni az eÁFA webfelület nyújtotta szolgáltatásokból, még akkor is, ha nem ezt a felületet fogjuk használni az áfabevallás benyújtására.

eÁFA webfelület használatával kapcsolatos megfontolások

Az eÁFA rendszer webfelülete nem minden vállalkozás esetén használható bevallás benyújtási célra, ugyanakkor ennél lényegesen több vállalkozásnál lehet validációs célra alkalmazni. Könyvelőként azonban nem csupán ezeket a tényezőket érdemes mérlegelni, hanem például egy könyvelőiroda által használt általános megoldásokat is. Amennyiben a könyvelőiroda ügyfeleiből néhány esetben van értelme az eÁFA webfelület használatának, a túlnyomó többség esetén azonban a gép-gép kapcsolatú eÁFA lesz komfortosabb, akkor logikus lehet ezen néhány vállalkozás esetén is a gép-gép kapcsolatot alkalmazni.

Az eÁFA rendszerre történő átállásban ugyanakkor a webfelület jelentős előnyökkel szolgálhat. Például már a felkészülésnél lehet látni azokat az adatminőségből eredő kockázatokat, amelyet érdemes lehet az átállás első fázisában rendbe tenni. De például lehet érzékelni azt is, hogy akár egy gép-gép kapcsolati rendszer esetén a validációknál mire érdemes felkészülni. Tehát ha szakmai szempontból nyitott szemmel nézzük az eÁFA felületét, valamint az abból nyerhető információkat, számos értékes tanulságot is levonhatunk.

Amit érdemes elkerülnünk, hogy az eÁFA webfelületet csak azért nem használjuk, mert számunkra nem eléggé pontos, nem ad olyan kérdésekre választ, amelyre egyébként a NAV sem készítette fel. Érdemes inkább megfontolnunk azokat a szempontokat és lehetőségeket, amelyet az eÁFA webfelületi rendszere nyújthat számunkra. A cikkben leírtak alapján talán láthatjuk, hogy az áfabevallás benyújtása csak az egyik opciót jelenti, azonban lehet, hogy az áfaanalitika validációjának támogatásában sokkal több vállalkozás számára tud segítséget nyújtani.