Ezt a cikket utoljára ezen a napon módosítottuk: 2020.06.12. Mindent megteszünk, hogy naprakész információt szolgáltassunk oldalunkon, de előfordulhatnak elavult információk korábbi bejegyzéseinkben. Ha elavult információt találsz, kérjük, hogy jelezd ügyfélszolgálatunknak. Köszönjük!
Bizonyára mindenki ismeri a kissé bugyuta viccet: „Védd a fákat: egyél hódot!” (elnézést kérek a kifinomultabb humorérzékkel megáldottaktól). De hogy mi köze a Számlázz.hu-nak a hódokhoz?
A Számlázz.hu működési struktúráját az 1. ábra szemlélteti. Lehetséges a számlakészítés böngészőből, ugyanakkor több tucat webáruház is kapcsolódik hozzánk a Számla Agent nevű felületen keresztül, automatikusan generálva az internetes vásárlásokhoz tartozó e-, vagy papírszámlát. Ennek köszönhetően rengeteg tapasztalat halmozódott fel a Számlázz.hu-ban: hogyan lehet nagy tömegű számlagenerálást zökkenőmentesen kiszolgálni, mire kell odafigyelni, milyen buktatókat kell elkerülni.
Körülbelül másfél éve keresett meg minket speciális problémájával a magyar e-kereskedelem egyik ágában működő legnagyobb piaci szereplő. A cég dinamikusan növekszik olyannyira, hogy a karácsony előtti időszakban tavaly napi 1.500 megrendelést szolgáltak ki, ami természetesen napi 1.500 számlát jelent. A terméket futárszolgálat juttatja el a vevőhöz, emiatt papírszámlát készítenek, amelyet csomagkísérőként helyeznek el a csomagban – persze csak a számla első (eredeti) példányát. A másolati példányát eddig lefűzték és tárolták, azonban a cég növekedési üteme alapján ez év karácsony előtt a jelenleginél jelentősen több megrendelésre számítanak, és ilyen tömegű papírszámla kezelése előbb-utóbb a fejlődés gátja lesz.
Elkezdtünk számolni, milyen mennyiséget jelent is ez? Napi 1.500 papírszámla optimistán egy oldallal számolva 3 csomag A4-es lap, aminek súlya 9 kg. Egy hét alatt 7.500 számla – 3 teljes doboz (45 kg).
A teljes kalkulációt a 2. ábra szemlélteti – az eredmény döbbenetes! A számlák megőrzési ideje 8 teljes év (plusz a számlakibocsátás éve, tehát valójában 9 év). A nyolcadik év végére az őrzendő számlák mérete 20 raklapnyi papír, tömegét tekintve több, mint 17 tonna! Ha ezen számlák ellenőrzéséhez a teljes állományt „bekéreti” az adóhatóság, akkor négy teherautó szükséges azok szállításához. Ezek alapján kalkulálható az nagyságrendi összeg, amelyet ezen papírhegy kezelésére a számlakibocsátó cégnek rá kell költenie: a számlák nyomtatása, mozgatása, tárolása és állagmegóvása a megőrzési idő alatt tízmilliókkal terheli meg a vállalkozást. És akkor a várható növekedéssel még nem is számoltunk…
A Számlázz.hu használata esetén azonban van megoldás, tehát a fák védelme nem csak „hódevéssel” oldható meg. A 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól lehetővé teszi azt, hogy a számlakibocsátó a számla másolati példányát digitális úton őrizze. Mit jelent ez?
- A webáruház nap közben teljes gőzzel teljesíti a megrendeléseit, és előállít több ezer papír alapú számlát.
- A számlák első példányát kinyomtatják és a postázandó csomagba teszik, azonban másolati példányt nem nyomtatnak.
- Éjszaka a Számlázz.hu rendszer összegyűjti az előző nap készített számlákat, és azok másolati példányait a törvénynek megfelelő módon archiválja.
- A papír számlák archívuma folyamatosan elérhető a Számlázz.hu-s fiókban, és szükség esetén az archívumok letölthetők és elektronikusan továbbíthatók az adóhatósághoz.
