Ezt a cikket utoljára ezen a napon módosítottuk: 2020.03.30. Mindent megteszünk, hogy naprakész információt szolgáltassunk oldalunkon, de előfordulhatnak elavult információk korábbi bejegyzéseinkben. Ha elavult információt találsz, kérjük, hogy jelezd ügyfélszolgálatunknak. Köszönjük!
„a számlázási folyamat kapcsolja össze egymással az összes szereplőt: az eladót, a vevőt, a könyvelést, a törvényi környezetet, minden egyes tranzakció esetén újra és újra.”
A Kreatív Magazin és az Üzlet és Pszichológia legfiatalabb testvérlapja, a negyedévente megjelenő Business Next* kért fel minket cikkírásra: hogyan reagál egy mai vállalkozás az informatika által nyújtott mai lehetőségekre, hogyan köt ki például a felhőszámlázásnál, ha nyitott a fejlődésre.
Szeptember elején jelent meg az őszi lapszám, amiben egészen az ősembertől jutottunk el a felhőkig. Tarts velünk erre a kirándulásra, és oszd meg ismerőseiddel is a jó hírt: a fejlődés örök, és a fejlődéssel járó brutális pusztításnak immár a kéziszámlatömb is áldozatául esett!
A Business Nextben megjelent cikk pdf-ben itt érhető el.
Gmail, naptár, térkép, zenék, fotók, doksik, csoportmunka szinkronban – az internethasználat evolúciójával párhuzamosan újabb és újabb funkciók költöznek fel a felhőbe. Miért ne számlázhatnánk ugyanígy: felhőben?
Amikor az ősember egyszer csak véletlen felfedezte a tüzet, és rájött, hogy a hús sokkal finomabb sütve, mint nyersen, a korabeli balesetin biztos, hogy jó néhány csúnya égési sérülést kellett ellátni. Aztán elkezdték háziasítani a technológiát, és megérkeztek hozzá az okos know-how-k is. Ennél kevésbé brutális „adaptációs balesetekkel” járt a digitális eszközök megjelenése az emberi evolúció egy pontján, de ezzel is érkezett némi tanulság. Például az információhoz való szabad hozzáférés – befogadóként és előállítóként is! – a hatékony szelekciót emelte az egyik legfontosabb problémává. Emellett nemcsak a magunk és mások által létrehozott információ mennyisége nő, hanem az eszközök száma is, amelyeken mindehhez hozzáférünk: két desktop gép, egy okosteló, plusz még a tablet fut napi használatban – sokan tényleg multi-channel üzemmódban élünk és alkotunk, méghozzá közösségi módon úgyhogy a szelekció mellett a szinkronitás is súlyos alapigény. Ezért egyre népszerűbb a felhő. Tárolhatod és megoszthatod az adataidat felhőben, de szolgáltatásokat is nyugodtan választhatsz az alapján, hogy le kell-e töltened valamit a gépedre, vagy pedig bármilyen felületről, bármikor bejelentkezhetsz ugyanoda. Ha az emailt, közösségi kapcsolattartást, zenehallgatást, vagy a városban navigálást kényelmesen kiszolgálja a felhő – miért ne végezhetnéd a céged adminisztrációját is felhőalapon?
A számlázás története
A Magyarországon aránytalanul bonyolult adminisztrációs kötelezettség, a számlázás például már néhány éve könnyedén megoldható online. Ahogy a tűzhasználatnak vagy az internetnek, a számlázásnak is megvan a maga evolúciója. Az X generáció tagjai (mai harmincasok) még jól emlékeznek a kézi számlatömb nevű dinoszauruszra: amikor vállalkozóként teljesítettük a küldetést, és elhangzott a varázsszó, „jöhet a számla”, húztuk is elő a tömböt, a tollat, és körmölhettük bele a számokat, mielőtt véletlenül kettétéptük az egészet, mert nem találtuk el a perforációt… Közben meg szorongtunk, hogy mindent jó helyre írtunk-e, és nem kell-e sztornózni az egészet egy kis hiba miatt. Könyvelők generációinak idegeit őröltük fel a kézi számlázással, míg meg nem jelentek a számítógépre letölthető szoftverek. Sok évig
ez is „modern” megoldásnak számított, aztán kiderült, hogy a technológia lehetővé teszi az online számlázást is. Még mindig papíralapon, de legalább már az interneten keresztül.
Papír- és e-számla: fifty-fifty
Az elektronikus számlázás megjelenése újabb fontos evolúciós ugrást jelentett, de egyre növekvő aránya ellenére még mindig kevesen ismerik az alapvető különbségeket a papír számlához képest. Nézzük tehát: a papíralapú számla csak kinyomtatva, papír alapon minősül számviteli bizonylatnak, továbbítása személyesen vagy postán történhet. Az e-számla ezzel szemben kizárólag elektronikusan, fájl formájában minősül számviteli bizonylatnak, és továbbítása emailen vagy letöltéssel történik, valamint speciális technikai követelményeknek kell megfelelnie. (A jogszabályok értelmében például az elektronikus számlát elektronikus tanúsítvánnyal kell aláírni, és időpecséttel kell ellátni.)
FRISSÍTÉS (2018.): Az elektronikus számlázásra vonatkozó jogszabály után a digitális archiválásra vonatkozó jogszabály is módosult 2018. július 1-jén, és ma már nem írja elő az időbélyegző kötelező használatát. Az archivált számlákat a korábbi gyakorlatnak megfelelően továbbra is ellátjuk időpecséttel, de az újonnan kiállított elektronikus számlákat a törvényi szabályozás 2018. nyári változását követően már csak az előírt elektronikus aláírással.
Ha felhőalapú, online számlázási megoldás mellett döntünk (ahonnan még mindig kibocsáthatunk papíralapú vagy e-számlát is), akkor a számlázót azonnal, extra költségek nélkül használatba vehetjük, gépfüggetlenül használhatjuk, az adatbiztonság is garantált, ráadásul bizonyos szolgáltatóknál olyan extra szolgáltatásokat is választhatunk mellé, mint például a követeléskezelés vagy automatikus fizetési felszólítás kiküldése.
Vállalkozás okosan: tervezésmágia
Ha már a praktikus részleteknél tartunk, nézzük meg azt is, hogy miért fontosak ezek. Egy sikeres vállalkozás – akár sokmilliárdos nagyvállalat, akár startup – hatékony működése gondos tervezésen alapul. A tervezéssel létrejövő üzleti folyamatoknak pedig szerves része a céges adminisztráció. Vegyünk például egy webshopot. Ha házi készítésű szappanokkal szeretnénk kereskedni az interneten, meg kell ismernünk általában az elektronikus kereskedelemre és a konkrét termékre vonatkozó törvényeket, az adózást, könyvelést számlázást érintő szabályozásokat, best practice-eket.
Ezek ismeretében – az információkat nyilván a felhőből fogjuk beszerezni – tervezhetjük meg később a felületet, a jéghegy csúcsát. Webshopunkhoz ugyanis nemcsak dizájnt, tartalmakat, marketinget, hanem fizetési és szállítási megoldásokat, ügyfélszolgálatot is kell tervezni. Amellett, hogy a termékek előállításáról vagy beszerzéséről, szakszerű tárolásáról gondoskodunk, a termékkínálat frissen tartásával is törődnünk kell.
Mitől olyan fontos mindezeken belül a számlázás? Attól, hogy a vásárlás pillanatában a számla, a számlázási folyamat kapcsolja össze egymással az összes szereplőt: az eladót, a vevőt, a könyvelést, a törvényi környezetet, minden egyes tranzakció esetén újra és újra.
Naponta akár sok ezer alkalommal. Ha ez nem megy flottul, marad az otthoni habfürdő, esetleg habparti a sok házi készítésű szappanunkból. Ha viszont találtunk egy olyan szolgáltatót, ahol nemcsak az alapigényekre kapunk megoldást, hanem például automatikus tömeges számlakiállításra is mód van, akkor az online boltocskánkkal járó adminisztrációt valóban minimalizáltuk, és a földi gondjainkat sikerrel küldtük fel a felhők közé.
Vállalkozóként néha vállalhatatlan mennyiségű teher hárul ránk. Amit lehet, egyszerűsítsünk le gondos tervezéssel, és már a szolgáltatóink kiválasztásakor alaposan nézzünk körül – két lábbal a földön, de kutató szemünkkel a felhők között.
