Mit tegyek, ha nem fogadják el az e-számlámat?

Annak ellenére, hogy egyre több vállalkozó kapcsol következő fokozatba – hiszen ahová mi megyünk, ott nincs szükség utakra -, és kezd el e-számlát kibocsátani ügyfeleinek, még mindig vannak olyan cégek, amelyek nehezebben állnak át arra a digitális paradigmaváltásra, amely gyorsan fejlődő üzleti környezetünket jellemzi. Mit lehet tenni abban az esetben, ha az ügyfeled még nem lépett a vállalkozói csillagsztrádára, és nem akarja befogadni elektronikus számládat?

Ahogy a filmek elején írják: “A következőkben ismertetett történet cselekménye nem kitalált történeten alapul. A történet szereplői sem kitalált alakok, így mindennemű egyezésük a valósággal nem csupán a véletlen műve.” Akkor nézzük! 🙂

#1 – Az e-számla kiküldése

Tehát az első lépésben kiküldöd az elektronikus számládat, abban a hiszemben, miszerint ezt az ügyfeled teljes nyugalommal fogadja majd be, hiszen 2017 második felében nem is lehet másképp. Úgy érzed, felültél a hagyományos utakat nélkülöző csillagsztrádára, és már semmi sem állíthat meg, hogy elsuhanj egy szebb jövő felé.

#2 – A kiábrándulás

De ekkor a képzeletbeli sztrádán hirtelen szembejön valaki. Nem is érted, mit történt, de az email fiókodban a következő üzenet lapul:

Kedves Megbízott Cég!

Megkaptuk emailen az önök elektronikus számláját.

Elektronikus számlát nem tudunk befogadni, ezért kérem küldjenek számlát hagyományos postai úton.

Üdvözlettel,
Megbízó Cég

Értetlenül állsz, széttárt karokkal, hogy hova tart (vagy nem tart) az a cég, amelyik nem készült még fel az e-számla befogadására?! Emögött természetesen nem szabad rosszindulatot feltételezni. Általában az információhiányból fakadó félelmek és tévhitek vannak a háttérben, amelynek eloszlatásában érdemes rávezető edukációval segíteni a megbízóinkat.

Ahhoz az esethez tudnám hasonlítani ezt a szituációt, mint amikor a minap egy irodaközpont éttermében kártyával szerettem volna fizetni, mire az eladó tájékoztatott, hogy csak készpénzzel lehet rendezni náluk a számlát. Amikor megkérdeztem, hogy terveznek-e átállni a XXI. századra, azt a választ kaptam:

“Ezt már megszokták a vendégek.”

Kész. Ennyi.

A tűéles logikával felépített érvrendszer előtt egyszerűen meg kellett hajolnom. Persze eszembe jutott, hogy ha anno Henry Ford is így gondolkodott volna, a mai napig lovakkal járnánk dolgozni, a Wright fivérek is inkább maradtak volna a kerékpárjavításnál repülőgép-tervezés helyett, valamint az emberek még mindig sorban állnának az utcai telefonfülkék előtt, ahelyett, hogy mobiloznának, hiszen valóban sokmindent a megszokások rabjaiként végzünk, de végül nem mentem bele az eszmecserébe. Tény, hogy az “aggódáspiramisunk” tartalma folyton változik, hiszen ha például éhesek vagyunk, kevésbé érdekel minket egy kártyahasználat hiánya, míg tele gyomorral már lehet, hogy zavar minket ez a felkészületlenség, de ettől szép az élet.

Viszont Neked, kedves Olvasó, azt javaslom, hogy vállalj aktív szerepet üzleti partnereid ismereteinek bővítésében, mert így nagyobb eséllyel nyer minden résztvevő a nap végén.

#3 – A jogszabály

A szabályok makacs dolgok, és semmiképpen sem buzdítanék senkit a megkerülésükre. Viszont a szabályok alkalmazásának is van egy józan határa, amelyen túl felesleges erőlködnünk. Ezzel kapcsolatban Michio Kaku amerikai fizikus, számos ismeretterjesztő könyv szerzője azt írja:

“Kérjünk meg egy idegen bolygóról érkezett lényt, hogy próbálja megfejteni a sakkjáték szabályait pusztán a játék megfigyelése alapján. Egy idő után a földönkívüli pontosan tudni fogja, milyen szabályok szerint kell lépni a gyaloggal, a futóval vagy a királlyal. A játék szabályai végesek és egyszerűek. A lehetséges játszmák száma azonban tényleg csillagászati. Hasonlóképpen, a természet játékszabályai ugyancsak véges számúak és egyszerűek lehetnek, de a szabályok alkalmazása kimeríthetetlen lehet.”

Ha néha Te is földönkívülinek érzed magad a jogszabályi környezetet látva, ne aggódj, nem a Te készülékedben van a hiba! Hanem mindannyiunkéban! 😀

Hogy szól a jogszabály?

Az Áfa törvény alapján: “Amennyiben a számlakibocsátásra kötelezett úgy dönt, hogy elektronikus aláírás és időbélyegző használatával bocsátja ki elektronikus úton a számlát, úgy erről előzetesen nem kell megállapodnia a termék beszerzőjével, szolgáltatás igénybevevőjével.

Ugyanakkor a számlakibocsátás előtt célszerű jelezni a partnernek, hogy elektronikus számlát fognak kiállítani, különös tekintettel arra, hogy a partnernek információval kell rendelkeznie arról, hogy hogyan tudja megismerni az e-számla tartalmát.

A számla kibocsátója nem tudja „rákényszeríteni” partnereit az e-számla elfogadására még akkor sem, ha egyébként írásbeli szerződést erről nem kell velük kötnie. Az e-számla tárolása, archiválása a partner részéről is felkészülést igényel, ha még nem fogadott be ilyen számlát, e nélkül az e-számla megfelelő kezelése nehézségekbe ütközhet.” 

Mit lehet ilyenkor tenni?

#4 – A megoldások

Az első megoldás, hogy fejet hajtasz az ügyfél akarat előtt, és nem teszel semmit, hogy hozzásegítsd a hatékonyabb üzletvitelhez. Ezt az utat nem javaslom.

A második megoldás haladóknak a következő: ülj le az ügyfeleddel, és tisztázd a fenntartásának okait, hátterét! Ha ez sikerül, akkor lehetséges, hogy nyitott lesz az elektronikus számla befogadására, és amikor érzékeli, hogy valóban könnyebbé tetted ezzel az életét, még meg is fogja köszönni neked. Az ügyfél félelmeire az Áfa törvény ad válaszokat, ilyenek lehetnek a számlák megőrzésével, digitális archiválásával, számlamásolatok készítésével, az e-számlák kontírozásával, az adóhatóság felé történő beadási formátumokkal és azok ellenőrzésével kapcsolatos kérdések, amelyeket a jogszabály kezel. Emellett megemlíthetsz neki olyan előnyöket is, mint például a számára általad kialakított, és a Számlázz.hu felületén elérhető vevői fiók, amelyből korlátlanul letöltheti, ellenőrizheti, tárolhatja a jogszabályoknak megfelelően a befogadott számlákat, NAV-állóan!

Ha azonban az előző bekezdésben foglaltak sem elegendőek az ügyfeled meggyőzésére, adódik még egy lehetőség, bátrabbaknak. Ez pedig nem más, mint levélben értesíteni a megbízót, miszerint a jövőben márpedig elektronikus számlát fogsz küldeni, és amennyiben ezt nem hajlandó befogadni, annak költségeit neki kell állnia. Ha jobban belegondolsz, vannak olyan nagyvállalati szolgáltatók, amelyek szintén nem sűrűn kérdezték meg az ügyfeleiktől, hogy elfogadják-e az e-számlákat, hanem csak tájékoztatták őket a változásról… Ehhez a kissé merész megoldáshoz álljon itt egy lehetséges levél minta is:

Kedves Megbízó Cég!

Ezúton tájékoztatom Önt arról, hogy következő hónaptól az Áfa tv. 175. § (1) bekezdése alapján elektronikus úton fogom kibocsátani számláimat cége felé.

Ezzel kapcsolatos kérdéseit szívesen megválaszolom, valamint örömmel bemutatom önnek vevői fiókját, amelyet a Számlázz.hu felületén ér el, és amelyből korlátlanul letöltheti, ellenőrizheti, tárolhatja a jogszabályoknak megfelelően a befogadott számlákat. Erről itt talál információkat: vevői fiók

Amennyiben ehhez nem járul hozzá, a postai feladás költségeit, amely 290 Ft (+áfa) számlánként, be fogom építeni díjazásomba.

Köszönöm megértését, és kérdés esetén keressen bizalommal.

Üdvözlettel,
Megbízott Cég

Segítsük tehát ügyfeleinket annak felismerésében, hogy a nap végén jobban járnak üzletileg, amennyiben elfogadják, hogy a digitális paradigmaváltás korát éljük, és ha nem veszik fel ennek ritmusát, az olyan, mintha szekerekkel igyekeznének megelőzni repülő autókat a virtuális csillagsztrádán.

Segíts nekik, hogy velünk jöhessenek oda, ahol nincs szükség utakra! 🙂