A jövő könyvelője – hogyan digitalizálhat a profi könyvelő

Sokan nem is tudják, hogy mit csinál egy könyvelő. Azon kívül, hogy téged vegzál a határidőkkel…:) Talán beugrik a “kontírozás” szó, azt is csinálja egy könyvelő – de hogy milyen konkrét feladatokkal, és főleg milyen felelősséggel jár egy könyvelő élete, arról a legtöbb vállalkozónak halvány sejtelme sincs. Főleg nem arról, hogy a jövő könyvelőjének milyen lesz majd az élete!

Akkor mégis mit vár el egy cégvezető a könyvelőjétől ma? Naprakész információ mindennel (is) kapcsolatban: adózás, számvitel, számlázás, cégalapítás, és persze azt is elvárja, hogy pontos, aktuális, teljes körű ismeretekkel rendelkezzen mindezen témában. Ma már az is elvárás, hogy ha feltesznek egy random kérdést a könyvelőnek, azonnali válasszal álljon rendelkezésre. Holott, lássuk be, ez elég irreális igény, szinte lehetetlen teljesíteni, főleg a kis létszámú könyvelőcégek esetében.

Lássuk, mit csinál ma egy könyvelő?

A napi munkamenetet nagyrészt kiteszi (sőt, érzésre néha másfél napot is naponta), hogy

• kapcsolatot tartson az ügyfeleivel,
• kapcsolatot tartson a hatóságokkal (állásfoglalást kér, ellenőrzéseken vesz részt és segíti a revizor munkáját, stb.)
• kontírozza a számlákat
• és ellenőrizze az egyéb számviteli bizonylatok meglétét,
• főkönyvet egyeztessen,
• analitikát, bevallást, folyószámlákat ellenőrizzen, stb.

Sok esetben ráadásul a könyvelő látja el a bérszámfejtő feladatát is, ami még inkább megnehezíti a munkáját, hiszen nemcsak adózással, hanem munkaügyi kérdésekkel kapcsolatban is naprakésznek kell lennie. A legtöbb vállalkozó fejében természetesen ez a kettő egy és ugyanaz, egy könyvelő nyilván tud bérszámfejteni is, természetesen azonnal vágja, hogy mikor, mennyi, és milyen járulékot kell fizetni, persze fejből…

Ilyen elvárások mellett nem csoda, ha a könyvelők is keresik munkájukban a könnyítések útját. Aki pedig nem keresi, annak ezúton tudjuk javasolni, hogy kezdjen el szétnézelődni a digitalizáció adta lehetőségek között – akár épp itt, épp most, velünk! Hiszen a digitális transzformáció nem “csupán” a hírközlés, a médiafogyasztás, a közösségi élet, a kereskedelem, vagy a bankolás, hanem ugyanúgy az adminisztratív, “hivatali ügyintézés” világát is tornádóként forgatja épp a levegőben.

Könnyebb lesz a jövőben a könyvelők dolga?

Igen, szerintünk egyértelműen könnyebb lehet, már amennyiben egy könyvelő alkalmazza az alábbiakat.  Példának okáért épp a NAV is ezeken a trendeken hullámlovagolva próbál egyszerűsíteni. Gondoljunk akár az egyablakos rendszerre, az elektronikus ügyintézésre, vagy – hogy ne menjünk vissza túl messzire időben – a NAV online számlázás idei nyári bevezetésére. Az adóhatósági szabályozások változása szintén erősen a digitalizáció felé tolja a teljes hazai vállalkozói szférát, azzal együtt pedig a könyvelői gyakorlatot is.

Legegyszerűbb megközelítésben csatlakozhatunk az ívre, ha az iratokat elkezdjük digitálisan befogadni és feldolgozni, aminek vállalkozói oldaláról egyébként már részletesen is meséltünk a Számlázz.hu Akadémián (Hogyan számlázunk a XXI. században).

Ám nemcsak vállalkozóként, hanem könyvelőként is korábban elképzelhetetlenül nagy mennyiségű munka adható át az automatizmusoknak, hogy azok helyettünk dolgozzanak, és nekünk már csak az emberi intellektust igénylő feladatokkal kelljen foglalkozni. Lássuk, mik ezek a lehetőségek

1. Mindenképp kérj könyvelői hozzáférést ügyfeled számlázási fiókjához, hogy napi rálátásod legyen a cége ügymenetére. (Ezt ügyfeled tudja beállítani, tehát a vállalkozó is küldhet meghívót, vagy a könyvelő a Vezérlőpultról (az adószám ismeretében) küld csatlakozási kérelemet ügyfelének.)
2. A Számlázz.hu-val egészen egyszerűen összeköthető – vagy akár már össze is van kötve! – az általad használt könyvelőszoftver: itt rögtön ellenőrizheted is, hogy szerepel-e már a listánkon. Tudj róla, hogy ha ezt használod, egyrészt azonnal és tökéletes pontossággal kapod az adatokat, másrészt megszabadulsz a CSV adatexport / CSV adatimport kézi babramunkától. Ezzel a megoldással a számlán szereplő adatokat – kelte, teljesítés, nettó, bruttó, eladó, vevő, stb. – már nem neked kell bepötyögnöd (vagy egy másik szoftverből beimportálni), hanem dolgozik helyetted a gép. (Más kérdés, hogy helyesen felparaméterezni a számlázási fiókot, hogy az online átküldött számla a könyvelési oldalon egy ott beállított könyvelési szabálynak köszönhetően le is tudjon könyvelődni, már komolyabb digitális gondolkodást és eszközöket igényel. De vannak olyan cég-könyvelő párosok, ahol már ez a felkészültség is simán elképzelhető.)
3. Amennyiben ügyfeled rendelkezik autokasszával (azaz az általa használt banki interface és számlázó interfész adatkapcsolatban áll egymással), könnyen összevetheted főkönyvi kimutatásodat a Számlázz.hu adataival. (Az összekapcsolt bankok listája is egyre bővül, az autokasszáról itt olvass többet.)
4. Tudod, mi az a direkt számlázás? Jelenleg a bejövő számlák között láthatod az ügyfelednek más Számlázz.hu-fiókot használó vállalkozók által kibocsátott számláit. Ennek is tervezzük a kibővítését, a közeljövőben akár egy helyen is tárolhatod majd a szállítói számlákat, ugyanott, ahol ügyfeled bejövő számláit is találod. (Nem is olyan sokára egyébként a banki adatokat is át fogjuk küldeni a könyvelési rendszerbe, a könyvelők ennek is borzasztóan örülnek majd, mert manapság a bankkivonatokat is egyesével begépelik a könyvelési rendszerbe… Ez sem embernek való feladat!) Ami viszont már csak “pillanatok kérdése”, hogy rövidesen nemcsak a kimenő számlákat küldjük át a könyvelési rendszerbe, hanem a bejövő számlákat is. Mindezzel rögzítési időt spórolsz, és a hibák miatti utólagos kesegélés is konvergál a nullához.

Mindezzel akkor is spórolsz egy csomó időt, amikor például keresel egy bizonylatot, amit a bankszámlakivonaton megtalálsz, de magát a számlát nem találod hozzá. Ezzel nem az ügyfeledet kell majd “zaklatnod”, hanem egyszerűen és gyorsan megtalálod az ügyfeled számlázási fiókjában, és mindent önállóan egyeztethetsz a számára. Gondolj csak bele, milyen hálás lesz ezért az ügyfeled: te már csak az eredményeket mutatod neki, de “fölösleges” (éérted, “fölösleges”:)) kérdésekkel nem fogod az ő drága idejét “rabolni”.:)

FIGYELEM:

Nem az a jó könyvelő ismérve, hogy nagyon sok órán át képes kontírozni a megbízójának. Hanem az, hogy intelligens háttérinformációt biztosít, tervezni képes, előrelátó, képben van mind ügyfelének ügyes-bajos dolgaival, mind a szabályozási környezettel kapcsolatban. Ehhez elengedhetetlen a jogszabályok, jogszabály-módosítások napi szintű követése. Erre 12 órányi kontírozás után már kevés könyvelőnek marad energiája.

Milyen lépéseket tehetsz már most a tanácsadói szerep felé?

Íme legfontosabb tippjeink, annak elérésére, hogy ügyfeled is értékelje a továbbképzésre fordított idődet, azaz tanácsadói szerepkörben lásson téged – érezze, hogy te nem egyszerűen egy türelmes, megértő, feneketlen számla-láda vagy, hanem sikertényező.

• Legyél proaktív: keresd meg magadtól ügyfeledet, és hívd fel a figyelmét a számlázásra vonatkozó aktuális változásokra! Ne utólag legyünk okosak, például ne novemberben ébredjünk fel, hogy “jaj, elszaladtak a költségek” – ami se neked, se ügyfelednek nem lesz egy kellemes beszélgetés.
• Add tovább a tudásodat! Tanítsd meg számlázni az ügyfeledet, hálás lesz érte, mert – te tudod a legjobban, mennyire kevés vállalkozó van tisztában egy számla szabályos kiállításának feltételeivel. (Ezt mutasd meg neki: Számlafajták Magyarországon! Meg ezt: Milyen számlatípust használjunk?, és ezt is: Időszakos elszámolású ügyletek!) Azért is érdemes minderre megtanítanod, ha magától nem menne utána, hogy ne utólag kelljen az esetleges formai vagy tartalmi hibákat javítanod (vagy javíttatnod vele).
• A digitalizációval felszabaduló időt arra is fordíthatod, hogy új ügyfeleket szerezz. Ha már nem a kontírozás óradíjából élsz, több ügyféllel is érdemben (érdemben!) tudsz foglalkozni, hiszen a te munkád is felértékelődött tanácsadóként.
• Továbbképzés! Így elérheted, hogy még felkészültebb legyél, és ahogy bővülnek az ismereteid, a munkád értéke is növekszik. Például most október 25-én A Jövő Könyvelése Szemináriumon sokat tanulhatsz a digitalizációban rejlő a lehetőségekről!
• Hidd el, hogy neked is, de ügyfeleidnek is sokkal jobbat teszel, ha nem éjt nappallá téve adatrögzítői szintű munkával fárasztod le magad, hanem kinézel a papírhalom mögül, és meglátod mögötte a számítógépet. Küldd be a gépedbe az egész papírkupacot, hidd el, fogja tudni kezelni! 🙂 (Akár még pontosabban is mint például te, zöldfülű korodban.)
• Építs kapcsolatokat! Oszd meg tapasztalataidat más könyvelőkkel, adótanácsadókkal, és nem is kizárólag az információ-tartalom miatt, hanem mert szakmai közegben hatalmas adag inspirációt kaphatsz, amit máshol sehogy nem szerezhetnél meg.
• Pihenj! Nagyon fontos a regenerálódás, hogy a munkával eltöltött óráid igazán hasznosak legyenek. És persze azért is, hogy végre pihenj egy kicsit. 🙂 Csak úgy egyszerűen, minden következmény nélkül – talán érzed, mire gondolunk itt. 🙂

Kiről vegyél példát? Az adóhatóságról! 🙂 Erre is mondják, hogy a NAV-ra lehet nézni….:) A július 1-én bevezetett online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség pontosan ugyanebbe az irányba, a lehető legteljesebb digitalizáció irányába tereli a vállalkozókat, és pontosan ugyanabból a célból: hogy a robotmunkát robotok végezzék, ne emberek.

Vannak könyvelői tapasztalataid a digitalizációval kapcsolatban?
Folytatnád az előnyökről szóló listánkat?
Esetleg további ötleteid vannak a plusz idő eltöltésére vonatkozóan?
Beszélgessünk, hagyd itt nekünk gondolataidat kommentben!

Számlázási fiókod van-e már nálunk?