Egy kereskedelmi esemény minden szereplőjének, eladónak és vevőnek is fontos, hogy a számlán helyesen (és szabályosan!) szerepeljenek az adatok. Ezek közül most a vevői adatokat szeretnénk kiemelni, és kezelésükkel kapcsolatban néhány értékes tippet adni neked.
Rend a lelke mindennek!
Biztos tapasztaltad már, mennyivel egyszerűbb úgy számlázni, hogy partneradatokat egy helyen találod. A Számlázz.hu-ban is a fiókodban őrizzük partneradataidat, ezek alapján számlázhatsz egyszerűen és gyorsan. Korábbi bejegyzésünkben arról is írtunk, hogy hogyan tudod “egy mozdulattal”, tömegesen feltölteni őket a fiókodba. Ez nagy segítség lehet, főleg, ha sok partner felé számlázol!
Azonban adódhatnak nem várt problémák a partneradatok kezelésében! Például ha több partnered adataiban egyezés mutatkozik (ilyen lehet az adószám, vagy a kézbesítési e-mail cím) mindenképpen adj meg a partnerhez egyedi azonosítót! Így a számla csak a megfelelő vevőhöz jut el, és a vevői fiókon keresztül is csak az arra jogosult tekintheti meg.
Mikor fontos ez igazán? Lássunk egy példát!
Tegyük fel, hogy egészségkártyával fizetnek neked, így egészségpénztár részére számlázol: a vevő (aki a számlán valóban vevőként szerepel) az egészségpénztár, és megjegyzésében megadod a konkrét vevői nevet (EP esetében az igénybe vevő, avagy beteg) is, hiszen a számlán mindkét információnak meg kell jelennie. Elkészül a számla, elküldöd a számlaértesítő e-mailt a EPsVevo1@@pelda.hu címre, majd mész tovább a következő számla kiállítására. Itt szintén az egészségpénztár részére, egy másik vevő adataival a megjegyzésben újabb számlát állítasz ki, majd elküldöd a EPsVevo2@pelda.hu e-mail címre. Partnered meg is kapja a számlaértesítőt, majd az értesítőben található vevői fiók linkre kattintva látja, hogy saját számlája mellett bizony más számláját is láthatja. Ez így nem oké!
Mit lehet tenni ilyen esetben?
Tételezzük fel, hogy összesen három partnered van, akik egészségkártyával fizetnek neked.
Ebben az esetben a partnerlistában háromszor szerepeljen az egészségpénztár, és mindegyikhez a megfelelő vevői e-mail címet add meg. A legfontosabb pedig: használj azonosítót!
A partner adatlapján megadott azonosító segítségével a jövőben elkerülheted az ilyen furcsa helyzeteket. A partner azonosítónak minden egyes felvett adatlapon eltérőnek kell lennie. Nagy számokkal: ha 100 partnered van és mindegyikhez azonosítót adsz meg, akkor 100 eltérő azonosítóra lesz szükséged. Sose legyen két egyforma!
A fenti példa formájára az egészségpénztár esetében a vevő neve (személy) is lehet a partner azonosító.
Mit csináljak, ha összekeveredtek az adatok?
Mi a helyzet abban az esetben, ha későn vettem észre, hogy partnereimnek történő számlázáskor nem megfelelő vevőnek küldte a rendszer az értesítőt?
Először is: ne pánikolj! 🙂 Kezdd azzal, hogy elrendezed a partnerek adatait: mindegyik adatlapból egyetlen egy szerepeljen fiókodban, mindegyiknél a megfelelő adatokkal. Ezután ellenőrizd le, hogy semelyik kettőnél ne szerepeljen ugyanaz az adószám és e-mail cím. Ha valami miatt mégis találsz egyezést, és ennek így is kell maradnia, akkor különböztesd meg őket: partnerazonosító használatával!
Két esetet különböztetünk meg a számlák és vevők adatainak helytelen rendszerezésével kapcsolatban:
- Ha két partnernek azonos az e-mail címe, akkor az értesítő küldésekor nem lesz egyértelmű a rendszer számára, hogy kinek küldje azt el, hiszen a háttérben két vevőt is be tud hozzá azonosítani. Állíts be mindkét partnerhez egyedi azonosítót, az e-mail cím maradhat ugyanaz mindkét esetben.
- Ha az adószám azonos két partnernél, azonban az e-mail cím eltérő, szintén partner azonosító használatára lesz szükséged. Ilyen esettal akkor találkozhatsz, ha egy partnered több tevékenységi körrel rendelkezik, és külön e-mail címeken szeretné kezelni az egyes tevékenységi körökhöz tartozó számlákat.
Most lépjünk tovább a történetben: a partnerek adatlapját elrendezted!
- A “Számla / Kimenő számláim” menüpontban keresd ki annak a partnernek az összes számláját, akinek az adatlapját javítottad.
- A nevének beírása után rögtön a keresés gombra kattints, ne a felajánlott partner adatokra! Így biztosan minden szükséges számlát leválogat a rendszer. (Korábbi adatlap alapján kiállított számlák miatt adódhat, hogy a felajánlott partnernevek között nem csak egyszer szerepel az adott partner.)
- Az így megjelenő számlák sorának elején kattints a színes nyílra, majd a “Részletek” menüpontra. Itt a “Kapcsolat a vevői törzzsel” részen kattints a “másik vevőt választok” lehetőségre és válaszd ki hozzá a megfelelő partner adatlapot.
Ha az összes problémás számla-vevő párossal elvégezted ezt, akkor helyreállt a rend. Mindennek a kulcsa, hogy szükség esetén használj a partner adatlapján egyedi azonosítót.
Néhány vevőm a partner listában többször is szerepel. Mit kell tennem?
Ha számlázol egy partnerednek és a fiókodban be van kapcsolva a partneradatok mentése, érdemes arra figyelni, hogy legközelebb, amikor neki számlázol, a vevő adatainak begépelésekor válaszd az általad elmentett adatokat. Ezt legkönnyebben úgy ismered fel, hogy használsz partnerazonosítót, hiszen ezt fogod látni a számla szerkesztésekor.
Ha viszont újra kézzel viszed fel az adatokat, és például a címben az utca megnevezést a második számla esetén csak u.-ként jeleníted meg, akkor a rendszer az eltérés miatt új adatlapként kezeli ezt. Így máris kétszer szerepel partnered a saját listádon.
Érdemes tudnod, hogy a partnerazonosító csak belső használatra szolgál, ami a számla szerkesztésekor nagy segítség. Gondolj bele, ha 20-30 egészségpénztáros vevőd lenne! Azonosító nélkül konkrétan kezelhetetlen lenne.
A fent leírt működést az automatikus számlázásnál (Számla Agent használatakor) is érdemes alkalmazni! Ilyen esetben rendszerünk nem a fiókban, hanem az automatikus számlázás során beérkező adatokat részesíti előnyben. Ezért figyelni kell arra, ha olyan partnernek számlázol, aki már korábban vásárolt nálad, hogy adatait pontosan ugyanúgy add meg, mint korábban.
Mondtuk már, hogy használj partnerazonosítót? Ha még nem, szeretnénk emlékeztetni egy fontos dologra: használj egyedi partnerazonosítót! 🙂
