Miért jobb az online számlázás a kézi számlatömbnél?

Még mindig számlatömböt használsz? Semmi baj… Senki nem ítél el emiatt. Viszont ezzel a poszttal szeretnénk bemutatni, hány érv szól amellett, hogy ne így folytasd, és válts valamilyen számlázóprogramra. 

Öt érvet sorolunk fel, valójában mindazok, akik már váltottak, egyetlen mondattal írják le az előnyök sokaságát: „Olyan, mintha egész eddigi életemben vécéznem kellett volna, és most először végre elengedhettem magam”. És aki egyszer elengedte, többet nem akarja tartogatni, az biztos. Aki már átjött, többé nem akar visszamenni.

1. Olcsóbb

Hoppá. A legelső érv máris megdönti a fő számlatömbös érvet. Pedig így van: a Számlázz.hu legalábbis olyan ingyenes csomagot ígér, ami a kisvállalkozások nagy részének tökéletesen elég, és valóban nem jár költséggel. Eközben egy számlatömbös számlázásnál meg kell venni a számlatömböt, kell venni borítékokat, el kell juttatni a másodpéldányt a könyvelőnek, és mindezen földrajzi pontok között ingáznunk is kell, aminek szintén van költsége.

Bár az ingyenes Számlázz.hu csomagban nincs e-számla kiállítás, az e-mailben teljes értékű bizonylat egy kis plusz költséggel jár (csomagtól függően 0 és 15 Ft + áfa / számla közé esik). Van azonban postázási szolgáltatás, kérésre borítékoljuk és feladjuk a kinyomtatott számlát. A lényeg, hogy minden cégméret megtalálja a számára ideális összeállítást, amiben a végén minden bizonnyal kevesebbet fizet, mint a kézi módszerrel.

2. Rengeteg időnk marad magunkra

Általában az, hogy több pénzünk marad, azt jelenti, hogy kevesebb időt tudunk magunkra és a családra, vagy épp a munkánkra fordítani. Ez azon kevés esetek egyike, amikor egyszerre spórolunk időt és pénzt is. Tudom, nagyon marketing-bullshit szagú ez a mondat, de nem lehet egyszerűbben kifejezni, mi is történik.

Ugyanis az alábbiakat spórolod meg magadnak, és itt sok óráról beszélünk havonta:

• Nem kell könyvelőhöz járni, mert átküldöd neki a számlákat pdf-ben.
• Sőt, ha a könyvelőd menő, akkor még csak ez sem kell, mert tudsz neki könyvelői hozzáférést adni, így be tud lépni a Számlázz.hu rendszerébe, és maga láthatja élőben a számláidat, bármikor, nem is kell foglalkoznod ezzel többé.
• A kiállított számláid fizetettség-adminisztrációját a bankkal automatikusan lerendezheted, így nem kell manuálisan figyelni, melyik számládat fizették már ki, és melyik számlád járt le (egyelőre csak K&H és MagNet Bankkal működik, de hamarosan minden banknak kötelessége lesz szolgáltatni ezeket az információkat)
• Sokkal gyorsabb kitölteni egy számlát, egy ismétlődő teljesítés akár néhány másodpercre redukálható, szemben egy papír alapú számla percekig tartó írogatásával
• A program, a NAV rendszerrel való összekötés után automatikusan intézi a bejelentési kötelezettséget, ami jelenleg 100 ezer forint felett kötelező, de 2020. július 1-től minden számlát jelenteni kell, amit nem magánszemélynek állítasz ki, és FIGYELJ! 2021. január 1. után pedig MINDEN számlát, vagyis kézi számlák esetében még egy tortúra vár ránk a nem épp felhasználóbarát NAV-os felületen.

3. Kényelmes

Nem minden kényelmes, ami gyors – ezt mindenki tudja, akit dobtak már ki repülőből ajándékba kapott tandemugrás keretében. Itt azonban minden időspórolás egy-egy kényelmi szintugrás is. Tudjuk, őrület ez az online számlázás, mintha mindenből csak jót mutatna. Kezd gyanús lenni, nem?

Persze ahogy semmi, úgy az online számlázás sem tökéletes. Ezen a ponton szeretnénk valami rosszat is mondani róla, különben bezárod az ablakot. Nos, az első lépés, tehát az online számlázóba regisztrálás, a NAV felé a bejelentés, hogy te ezt meg ezt a programot használod, illetve a két rendszer – számlázó és NAV – összekötése az adatszolgáltatás miatt valóban hosszabb, mint elmenni a papírboltba, és a megfelelő igazolások ellenében vásárolni egy számlát. Viszont ez a kényelmetlenség egyszeri, és soha többé nem kell megtenni. Papírboltban sorban állni, miután épp elfogyott a tömbben az utolsó oldal, pedig vészesen kellene a bevétel a cash flow miatt: ez évente többször is előfordulhat.

Az online számlázásnál nincs olyan, hogy elfogyott a papír, és ekkor neked valamilyen feladatod van. Nincs olyan sem, hogy elveszett az eredeti, a másod- vagy a harmadpéldány, és pótolni kell. Nincs remegő kéz, hogy az utolsó tétel kiírásában, jaj, csak ott ne hibázzak, mert akkor sztornózhatom az egészet, és kezdhetem újra. Ezek a hétköznapi stresszfaktorok itt nincsenek.

Ezzel szemben az online számlázásnál az Eladó oldal ki van töltve – természetesen -, sőt, a Vevő oldalt is kitölti a program, ha elkezdjük írni a cégnevet. Céges adatbázisból ugyanis automatikusan leszedi az adatokat, nekünk csak emlékezni kell valamennyire, kikkel is állunk kapcsolatban. Bekattintjuk az egyik termékünket vagy szolgáltatásunkat, az egységárat tudja a program, mennyiséget bepöttyintjük, az áfát, végösszeget számolja, a bizonylatot pedig ellátja az olyan kötelező elemekkel, amikkel kell. Ez olyan fajta kés-a-vajon élmény, amit nemhogy próbálunk tologatni, hogy “majd délután számlázok”, “majd holnap számlázok, de tényleg, első dolgom lesz reggel” (aztán reggel belázasodik a tengerimalacunk persze), hanem inkább letudjuk néhány másodperc alatt, és még jól is esik.

4. Biztonságos

A biztonság több szempontból is megvalósul egy online számlázónál. Egyrészt úgy, hogy a számlákat nem egy fiókban tárolják, hogy ha víz- vagy tűzkár éri, akkor elvesszen az egész, hiszen a Számlázz.hu-nál szinte bankrendszer-szintű védelem óvja a szervereken tárolt adatokat, és nemcsak a fizikai védelem, de az adatok titkosítása is olyan szintű, hogy felkészült minden külső támadásra.

Másrészt a számlázás szabályait is mindig naprakészen hajtja végre a program. Például amikor majd 2020 júliusától megváltozik a vállalkozók adatszolgáltatási kötelezettsége, a változást a program automatikusan követi, és anélkül cselekszik helyesen, hogy bármit kellene nyomnia vagy tudnia a felhasználónak. Kézi számla esetében a változás napjától egy plusz adminisztrációt kell magára venni a vállalkozónak, és ha elfelejti, senki nem teszi meg helyette a jelentést, a büntetés viszont érkezik.

5. Környezetbarát

Nem kell toll, papír, postai szállítás, nem kell a papír számláknak külön fiókot fenntartani, szekrényt venni.

Oké, az adattovábbítással, tárolással, vagyis a szerverek és hálózati eszközök, routerek energiafogyasztásával jár valamennyi széndioxid-kibocsátás, de ez még mindig alacsonyabb, mint az ide-oda a számláinkkal pöfögő autóké. Ha a Számlázz.hu-t bízod meg a számláid postázásával, abból 10 Ft-ot az Erdőmentőknek ajánlunk fel, a csapat egyébként saját kezűleg ültetett tavaly márciusban 1000 darab facsemetét a Fóti Somlyó Természetvédelmi területen. Ezek a fák majd elnyelik az online számlázással járó üvegházhatású gázt.

5 + 1. Információkat is kapsz

Miközben a kézi számlázás esetében csak a könyvelőd “vigyáz rád”, addig az online számlázó üzemeltetője szintén a törvényi előírásokat bújja, hogy a számlázója megfeleljen az előírásoknak. Ezek egy részét beépíti a programba, másik részét pedig az ügyfelek számára hírlevél és egyéb értesítő formájában írja meg. Így egy olyan, minket érdeklő hírfolyamba kerülünk, amivel meg tudunk felelni a mindenkori előírásoknak.

A Számlázz.hu autokata szolgáltatása még ennél is többet nyújt: a katás ügyfeleket minden katát érintő határidőről, beadandó nyilatkozatról és kötelezettségről értesítik időben, hogy akár könyvelő nélkül nekivághasson ennek a vállalkozási formának. Persze a kényelem miatt még jobb, ha emellett egy könyvelő is figyel, mert több szem többet lát.