Autokata-lógus könyvelőknek, avagy hogyan digitalizáld katás vállalkozásod könyvelését?

„Egy könyvelőnek a saját katás vállalkozása könyvelése nudli!” Haha. Képzeljétek, még egy gyakorlott, profi könyvelő életét is meg lehet könnyíteni akkor, ha kezébe adunk egy eszközt, amivel saját katás vállalkozásának adminisztrációját tudja minimalizálni. Vagy digitalizálni. Vagy automatizálni. 

Mi történik, amikor egy könyvelő felismeri, hogy ügyfelei igényei megváltoztak, kezdenek digitálisan éretté válni, és sokkal több információra van szükségük, ám kevesebb idejük van arra, hogy kérdéseiket személyesen vagy telefonon beszéljék át? 

A koronavírus-járvány a könyvelők munkájára is rányomja a bélyegét: a következő néhány hétben (és ki tudja, meddig tart…) nem ajánlatos könyvelőhöz menni. Van, aki ettől kétségbeesett, van, aki örült neki, van, akinél nem történt nagy változás, hiszen személyes találkozás csak akkor történt, ha arra TÉNYLEG szükség volt. A TÉNYLEG ebben az esetben nem a számlák nejlonszatyorban történő átadását jelenti, az nem szükség. Azt már látjuk, hogy sok vállalkozás esetén a vírus időszakában az egyetlen túlélési esély a digitalizáció. Ha az ügyféltől kapott papírszámlát beszkenneljük, az most nem digitalizáció. 

Hogy miért fontos most az olyan eszközök használata, mint az online számlázó, ahol könyvelői hozzáférést kérhetsz ügyfeled fiókjához, vagy miért fontos, hogy megtaláld azt a felületet, ahol online tarthatod a kapcsolatot ügyfeleiddel vagy kollégáiddal, arról szerencsére már nem kell írnunk, mert a Riport megtette ezt helyettünk. 

A könyvelők digitalizációja nemcsak rajtuk múlik: kétoldalú a dolog, szükség van az ügyfél együttműködésére. Vannak olyan szakmabeliek, akiknél ez már teljesen flottul megy: online tartják a kapcsolatot ügyfelükkel, van hozzáférésük a számlafiókjához, esetleg a számlaadatok automatikusan megjelennek a könyvelőprogramban. 

És az ügyfelek mellett a könyvelőnek természetesen foglalkoznia kell a saját vállalkozásával is, a saját vállalkozásának könyvelésével, nyilvántartásával, adminisztrációjával. A legjobb lenne ezt is digitalizálni, mindent egy robotra bízni, ugye? 

Orosz Réka, a Digitax R2R könyvelője is sokáig így gondolkodott – látta, hogy léteznek már szuper eszközök a piacon, amelyek az ő és ügyfelei segítségére lehetnek, éppen ezért nem értette, hogy hol van már az a program, ami például (az egyéni vállalkozók számára kötelező) bevételi nyilvántartás elkészítésének feladatát átvállalja a vállalkozótól. 

„R2R könyvelőként törekszem  olyan szolgáltatást nyújtani megbízóimnak, melyek minden tekintetben  megfelelnek a kor kihívásainak – manapság a NAV 2.0 digitalizációs elvárásainak, vagy adott esetben  az ügyfelem megnövekedett információigényének” – mondta Réka. 

„Ennél fogva 2018 óta alkalmazok digitális, automatizált, robotizált rendszereket kettős könyvvitelt vezető vállalkozások könyvelésében és riportolásában. Sokáig sajnáltam, hogy  saját katás egyéni vállalkozásom bevételi nyilvántartásának digitalizációjára nincs a piacon megoldás, így maradt az időigényes, xls-táblás, manuális ügyvitel. Tavalyi évben fedeztem fel az autokatát,  és előfizetése hozta meg számomra a régen várt változást, a digitalizációt.” 

Sokszor beszélünk arról, hogy a Számlázz.hu nem csupán egy online számlázó, hanem annál sokkal többet szeretnénk nyújtani a vállalkozóknak. Olyan megoldásokat, amelyek megfosztják őket az adminisztrációtól. 

„Az autokata tudása a Számlázz.hu rendszerével összekötve sok szempontból azonos a korszerű könyvelőszoftverekével: zárt, logikus, idősoros rendszer, mely automatikus  adatimportot, vagy akár nyitó adat feltöltést is lehetővé tesz. A számlákhoz rögzíthető kifizetést a helyes bevallási időszakhoz rendeli – ez leginkább az éven átnyúló kifizetéseknél érdekes” – mondta Réka. 

Ebben azért is van nagyon igaza Rékának, mert a számlázóprogramok többsége nem számolja helyesen a kata keretet még akkor sem, ha alapvetően létezik ez a funkció a programban. (A probléma forrása általában az, hogy nem veszik figyelembe az esetleges szüneteltetést, vagy azt, hogy az éves kata keretbe azon számlák számítanak bele, amelyeket az adott évben fizettek ki, tehát nem a számlakiállítás, hanem a kifizetés dátuma a fontos a keret számításakor.) 

De milyen adminisztrációs kötelezettsége van egy katásnak, vagyis egy katás könyvelőnek is? 

• Adót kell fizetnie. 
• Bevételi nyilvántartást kell vezetnie. 
• Bevallást kell készítenie. 
• Tudatos vállalkozóként követnie kell saját vállalkozása teljesítményét. 

Rékának ezekben a folyamatokban mind az autokata segít: igen, a bevallását is néhány perc alatt elkészíti: „Az autokata az éves periódus zárásával exportállományt generál, mely kiválóan alkalmas az ÁNYK-ba való betöltésre. Menet közben is exportálhatunk file-okat, melyek rengeteg saját szempontú elemzés elvégzését teszik lehetővé.”

Kristó Zoltán, az autokata szakértője szerint az autokata használata “nemcsak saját maguknak könyvelő katásoknak vagy katás könyvelőknek, de katásokat könyvelő könyvelőknek is” óriási segítség, és ez az, ami igazán jól összefoglalja az autokata sokoldalúságát. 

Zoli nemrégiben írt őszinte cikket arról, hogy most akkor könyvelőprogram-e az autokata, és ha igen, akkor miért nem. 

Réka ezzel kapcsolatban ezt mondta: „Amivel garantáltan többre képes a könyvelőszoftvereknél is: grafikonos, vizualizált riportokat készít folyamatosan azon adatokból, melyek kumulált ismerete elengedhetetlen az adójogszabályi megfeleléseknek mind értékhatárok mind pedig határidők tekintetében. “

És képzeljétek, van olyan, amikor a könyvelőnek is kérdése van! Nos, ilyenkor kihez fordulhat? 

„A  Matracos Hölgy a kedvencem. Szeretnivaló figura, csevegő robot, akire minden esetben számíthatunk a legtágabb értelemben vett, vállalkozást érintő kérdésekben is.” 

Nincs annál örömtelibb dolog számunkra, amikor az autokatát éppen egy könyvelő ajánlja jó szívvel. Egy olyan könyvelő, aki tudja, hogy óriási szükség van az olyan digitális eszközökre, mint az autokata, mégpedig azért, hogy több ideje maradjon az értékteremtő munkájára, a tanácsadásra – az ügyfeleire és az ő valódi problémáikra. 

„Fontosnak tartom ugyanakkor kiemelni, hogy az autokata rendszere több helyen is felhívja a figyelmünket, hogy professzionális, ügyviteli nyilvántartási rendszer, azonban nem helyettesíti a könyvelővel, adótanácsadóval szükség esetén folytatandó konzultációt” – mondta ki a blogcikkünk tökéletes végszóját Réka. 

Ha katásként, katás könyvelőként, vagy katásokat könyvelő könyvelőként szeretnél egyszerűsíteni a teendőiden, folyamataidon, és szeretnél több időt szánni ügyfeleidre, és a számok helyett inkább hasznos tanácsokkal látnád el őket, akkor szerintünk az autokata Neked való.