Így készíts profi árajánlatot online!

Vállalkozásként fontos a megjelenés: nem, természetesen nem az öltöny-nyakkendő kombinációra gondolunk, arra soha, senkit nem buzdítanánk, ha nem érzi kényelmesnek… 

Viszont van valami, amitől kényelmesebben fogod érezni magad, az ügyfeleid, partnereid pedig profi vállalkozóként fognak rád tekinteni: a titok a részletekben rejlik, onnantól kezdve, hogy kapcsolatba kerülsz az ügyféllel. 

Ez pedig az, hogy milyen dokumentumokat adsz ki a kezedből, hogyan intézed az ügyeket, mennyire tűnsz profinak. Persze, mondhatod, hogy a szolgáltatás minősége a lényeg, minden más körítés: így van, de ha a szolgáltatásod minőségi, akkor nem engedheted meg magadnak, hogy az egyéb, vállalkozásodhoz tartozó folyamataid ne legyenek ugyanilyen minőségiek. 

A folyamat egyik része lehet az árajánlat adása. Történhet szóban, e-mailben, egy Word sablonnal… Vagy online! 

Röviden: az árajánlat tartalma 

Mit is kell pontosan tartalmaznia egy árajánlatnak? Az árajánlatnak nincsenek olyan szabályozásai, mint egy számlának, de mégis vannak olyan pontok, amelyek nem maradhatnak el. Fontos, hogy az ügyfeled érezze, hogy az árajánlat neki szól, vagyis pontosan tüntesd fel a partner adatait: cégnév, cím, adószám, valamint a kapcsolattartó adatait – ez számodra később is hasznos lesz. 

Ami a dátumokat illeti, háromféle időpontot érdemes megkülönböztetni: a kelt. dátum, a szállítási határidő, valamint az árajánlat érvényességének dátuma. 

Ha már szállítás, az ezzel kapcsolatos információkat is érdemes rögzíteni: a futárszolgálat nevét, a szállítási címet vagy az esetleges személyes átvételt is tüntessük fel, valamint a fizetés módját. 

És ezután jöhet az árajánlat fő tartalma, a tételek: a termékek vagy szolgáltatások megnevezése, a mennyiség, mennyiségi egység, nettó ár, áfa mértéke, bruttó ár – ezek egyáltalán nem idegen dolgok egy vállalkozó számára. (+ 1 tipp: Megkönnyítheti az ügyfél döntését, ha a termékről fotót is rögzítünk az árajánlaton!)  

Ezen a ponton érdemes megemlíteni, hogy a kedvezmény mértékét is tüntessük fel, amennyiben például egy partnerünk állandó kedvezményben részesül, mert törzsvásárlónk. 

Az árajánlat utánkövetése 

Az árajánlat szerepe nem csak annyi, hogy közöljük az ügyféllel az árakat. Az ajánlat azért is része a vállalkozói folyamatoknak, mert követhetjük, hogy mi történik vele: hogy kapcsolódik-e feladat hozzá, az ügyfelet megkerestük-e, elfogadta-e az ajánlatot, hogy esetleg a partner mennyire nyitott a szolgáltatásunkra, és látjuk, hogy az árajánlatunkból lett-e munka vagy megrendelés. 

Az adminisztráció szempontjából pedig ezek a lépések összefüggnek: árajánlatból megrendelés, megrendelésből visszaigazolás, ebből bizonyos esetekben munkalap, majd teljesítési igazolás és számla készül. 

Online árajánlat pillanatok alatt – tudd, hogy mi történik vele! 

Sokan kérdeztétek már, hogy mikor lehet kiállítani árajánlatot a Számlázz.hu segítségével – megérkezett a megoldás! Az Innonest ügyviteli program segítségével percek alatt kiállíthatod árajánlatodat, ami nemcsak gyorsan elkészül, de profi kinézete is lesz, és könnyedén nyomon követheted, hogy mi történt vele, lett-e belőle megrendelés, és akár egy kattintással számlázhatod is a Számlázz.hu rendszerén keresztül. 

Nem szükséges, hogy tudd az ügyfeled minden adatát, elég, ha elkezded begépelni a nevét, a Cégjelző rendszerén keresztül felajánlja a lehetőségeket, kiválasztod a céget, és minden adatát automatikusan kitölti a rendszer. El is mentheted az ügyféltörzsedbe, ahol egyedi kedvezményeket, kapcsolattartókat, stb. tudsz beállítani az adott céghez, így később ezeket is egy kattintással ki tudod választani. 

Különböző állapotok közül választhatsz, “extrázhatod” az árajánlatot, sőt még képeket is feltölthetsz termékedről, és kiválaszthatod, mekkora méretben jelenjenek meg a dokumentumon.

Megjegyzéseket fűzhetsz az árajánlathoz, feladatot hozhatsz létre hozzá, és hogy teljes legyen a folyamat, egy kattintással készíthetsz az árajánlatból megrendelést, vagy teljesítési igazolást, de akár egyetlen gombnyomással számlázhatod is – a számlázás NAV-állóan, a Számlázz.hu rendszerén keresztül történik, úgy, hogy ki sem kell lépned az Innonest felületéről. 

Árajánlat sablonokat is elmenthetsz, így ha sokszor ajánlod ki ugyanazokat a termékeket, akkor egy kattintással behúzhatod őket az árajánlatodba a megfelelő sablon kiválasztásával.

Az árajánlatadás az Innonest programnak csak egy funkciója a sok közül – nézd meg, mit tud még a szoftver, regisztrálj és próbáld ki 30 napig teljesen ingyen!