Banki adatok továbbítása a könyvelőrendszer felé

A Számlázz.hu 2021 februárjában Magyarország egyetlen számlázója, aki:

• MNB által kiadott AISP engedéllyel rendelkezik
• ezzel hozzáférhet bármely bank belső folyószámlarendszeréhez
• onnan a vállalkozó engedélyével olvashatja a napi tranzakciólistát
• és ez a lehetőséget több magyar bank esetén biztosítja is bármely Számlázz.hu-s fiókkal rendelkező vállalkozás részére.

2021 februárjában három bankkal tudod összekötni számlázási fiókod az autokassza szolgáltatásnak köszönhetően: K&H, MagNet Bank és Budapest Bank (további bankok érkeznek hamarosan). Ez ugye azt jelenti, hogy a vállalkozói bankszámlád napi tranzakciólistája folyamatosan, azonnal és automatikusan letöltődik a számlázási fiókodba.

Ezt követően ezekkel a banki adatokkal mindenféle izgalmas dolog történik (pl. számlák automatikus kiegyenlítése), de ennél sokkal fontosabb, hogy: 

• a Számlázz.hu képes ezeket a banki adatokat átadni külső rendszerek (elsősorban könyvelőrendszerek) felé,
• és nem csak képes, de szeretné is átadni.

Az erre használható adatáramlási felület (API) teljesen ingyenesen elérhető bármely külső rendszert (könyvelőszoftvert) fejlesztő cég, vállalkozás vagy programozó részére. Itt tudod megnézni, hogy a Te könyvelőprogramoddal már létezik-e a kapcsolat – innentől kezdve már csak egy lépésre vagy attól, hogy a banki tranzakciókat is megkapd (ez az adott könyvelőszoftveren múlik, hogy a számlaadatok mellett fogadja-e őket). 

Szerencsére egyre több könyvelőszoftver ismeri fel, mennyire fontos, hogy kézi CSV/Excel adatexport/import matatás nélkül minden adat (ideértve a banki adatokat is) szabadon áramolhasson be a könyvelési rendszerbe. Pont egy ilyen fejlesztés közepén kérdezte meg az egyik valódi, webalapú könyvelőszoftver fejlesztője:

„Tegyük fel, hogy egy számlát már korábban átküldtetek hozzánk, és csak 1 hét múlva érkezik hozzá banki tranzakció. Ekkor, gondolom, újra fogjátok küldeni a számlát a banki tranzakciós adatokkal kitöltve, és a banki tranzakciót. De ezeknek a sorrendje mi lesz? Mindig a banki tranzakció fog először jönni, és utána a számla? Vagy jöhet fordítva is? Illetve ez a kérdés egy új, még hozzánk át nem küldött számlánál is felmerült.”

Nagyon jó a kérdés, de a mögöttes nézőpont talán még nem látja pontosan, mi is történik, hogyan értelmezi a Számlázz.hu az adatok engedélyezett, de szabad áramlását a Számlázz.hu felől a könyvelőrendszerek felé.

A Számlázz.hu háromféle „bizonylatot” tud továbbítani a könyvelőrendszer felé (azonnal és automatikusan!):

• a vállalkozás által kibocsátott számlák (vevői számlák)
• a vállalkozás bejövő számlái (költségszámlák)
• a vállalkozás egy vagy több banki folyószámláján megjelenő pénzforgalmi tranzakciólista

Ezt a három, egymástól eltérő kezelésű adathalmazt a Számlázz.hu eleve három, egymástól elkülönített adatcsatornán keresztül küldi a könyvelőrendszer felé.

Ebből fakadóan tehát valójában az időbeliség kérdése, a sorrend nem is merül fel: folyamatosan, azonnal, minden adatot megkap a könyvelési rendszer:

• a kibocsátott számlákat a kibocsátás pillanatában
• a költségszámlákat a számlázási fiókba beérkezés pillanatában (másik Számlázz.hu-t használó beszállító esetén azonnal, külsős beszállító esetén a NAV Online Számla rendszerén keresztül, lásd Számlaverzum)
• a banki tranzakciót pedig gyakorlatilag a megtörténésének pillanatában (illetve hát amilyen sebességgel azt a bank képes adatszolgáltatni a Számlázz.hu felé)

Ezek az adatok egymástól függetlenül, folyamatosan áramlanak a Számlázz.hu-s fiókból a könyvelési rendszer felé.

A kérdező által feltett kérdés azonban mégis valós problémára világít rá, hiszen a Számlázz.hu nem csak a nyers adatokat továbbítja a könyvelőszoftver felé, de a vállalkozó (vagy az autokassza párosító algoritmusa által!) párosított adatokat is, magyarul: hogy melyik számlát melyik banki átutalással egyenlítették ki. Teszi ezt a Számlázz.hu olyan módon, hogy amikor a számla kifizetettségi állapota megváltozik, a teljes számla adatkört ismételten átküldjük a könyvelőrendszer felé – immár hivatkozva a banki átutalásra is (amely az adott számlát kifizette).

Milyen lehet a sorrendiség? Mi érkezik meg előbb? A vevői számla, vagy az a banki tranzakció, amely ezt a számlát kiegyenlíti?

Miután a Számlázz.hu egy valós időben működő, azonnali és automatikus rendszer…

…pontosan az történik, ami a való életben is.

És szerintem ez egy nagyon jó hír 🙂 

Korábban kibocsátott számlát fizetnek ki átutalással

Ebben az esetben a korábban kibocsátott számla adatai már a könyvelőrendszerben vannak. Valószínűleg előbb érkezik meg az átutalást leíró banki tranzakció adata, és ezt követően a teljes számlaadat (ismét), a pontos kifizetési információkkal. Ennek oka: a banki adatok beérkezését követően az adatot rögtön továbbítjuk a könyvelőrendszer felé, de az autokasszának szüksége van 3-5-10 percre is ahhoz, hogy az automatikus párosításokat (számlakiegyenlítés) létrehozza.

Ebben az esetben tehát a számlaadat érkezik meg először a könyvelési rendszerbe (mint nyitott kintlevőség), ezt követően a banki tranzakció, majd végül a teljes számlaadat ismételten, már kifizetett számlaként.

Számlázás átutalással kifizetett díjbekérő alapján

Ha a vevő előbb díjbekérőt kapott, és azt átutalással egyenlítette ki, akkor a sorrendiség (időbeliség) a következő:

1. A számlázási fiókba beérkezik a banki tranzakció (kifizették a díjbekérőt).
2. A banki tranzakció adatsort átküldjük a könyvelési rendszerbe.
3. Az autokassza összepárosítja a banki utalást a díjbekérővel.
4. Az autokassza a díjbekérő alapján kibocsátja a számlát.
5. A kibocsátott számlát már kiegyenlített számlaként küldjük át a könyvelési rendszerbe olyan módon, hogy hivatkozunk a fizetési banki tranzakcióra.

Ebben az esetben tehát előbb érkezik a banki tranzakció, és csak azt követően a számla, amelyet kiegyenlített.

A könyvelői rendszer felől nézve tehát a helyes „látásmód”:

• a Számlázz.hu-tól megérkezik a vállalkozás teljes számlaállománya
• a Számlázz.hu-tól megérkezik a vállalkozás teljes banki tranzakciós forgalma
• a Számlázz.hu-tól megérkezik a kiegyenlítettségi összefüggés: melyik banki átutalás melyik számlát bocsátotta ki.

Az időzítés (sorrendiség) pedig a valós élethez hasonlóan bármi lehet. Aggodalomra azonban semmi ok: pont ezt a komplexitást kezeli le a vállalkozó idegőrlő, manuális munkája helyett az autokassza és egy modern, automatikusan működő könyvelési rendszer (mint pl. a SMARTBooks Könyvelés).