Ezt a cikket utoljára ezen a napon módosítottuk: 2021.12.09. Mindent megteszünk, hogy naprakész információt szolgáltassunk oldalunkon, de előfordulhatnak elavult információk korábbi bejegyzéseinkben. Ha elavult információt találsz, kérjük, hogy jelezd ügyfélszolgálatunknak. Köszönjük!
Ugyan az őskorban nem volt szükség csereeszközre (maximum Frédi és Béni háza táján láthattunk egy-két bankót), a kőszámla is csak a fantáziánkban létezik. A kézi számlatömb viszont hamarosan történelem lesz. Számlákat online kiállítani már évtizedek óta tudunk, de vajon e-számlákat állítunk ki? Mi a különbség az online, a papír és az e-számla között? Miért jó az e-számla? Lerántjuk a leplet.
Nem is olyan régen hozzám is egy paksaméta kíséretében érkeztek meg a sárga csekkek a közműdíjakról, és többoldalas igazolványokat kellett magunkkal hordani mindenhova (emlékeztek a füzet formájú jogsira, személyi igazolványra?). Mostanra megszoktuk, hogy az életünket plasztikkártyák segítik, és a rezsifizetés is megoldható néhány kattintással. De még mindig sok papír vesz körül: halmokban állnak a szerződések, garancialevelek, tájékoztató kiadványok. Kívülről mind egyforma, rendszerezni kéne, de nincs hely a szekrényben vagy raktárban… Mit tartsak meg, mitől szabadulhatok meg? Egyáltalán miért van ezekre szükség? Nehéz kérdések ezek, de kis lépésekkel közelebb kerülhetünk a papírmentes boldoguláshoz. Vállalkozóként érdemes a számlázással kezdeni.
Tegyünk rendet! És ne csak a papírjaink között…
A kézi számla ideje – mondhatjuk – lejárt. Ha áfás vagy, 2018, ha nem, 2020 júliusától ugyanis online összeköttetésben kell lenned a NAV-val, ha céges partnereknek számlát állítasz ki, 2021 januárjától pedig akkor is, ha magánszemélyeknek számlázol. Mivel ehhez mindent rögzíteni kell digitálisan is, valószínűleg egyetértesz velünk abban, hogy nem igazán éri meg a tortúra. De mi a helyzet az online kiállított számlákkal? Kicsit talán megtévesztő a kifejezés, de ezek nem biztos, hogy elektronikus számlák (e-számlák).
Nagyon fontos tisztáznunk, hogy mit takar az e-számla kifejezés, mi különbözteti meg az online számlától. A különbség egyszerű: csupán a számla kezelésének a módja. Vagyis számlázhatunk online papíralapon, és számlázhatunk online elektronikusan is. Nem győzzük hangsúlyozni, hogy míg a papíralapú számla csak kinyomtatva, papír formájában minősül számviteli bizonylatnak, addig az elektronikus számla épp ellenkezőleg, csakis digitálisan, fájl formájában. A számlakibocsátás és a könyvelés mindkét esetben pontosan ugyanúgy, online történik.
Az e-számla, vagy hosszabb nevén elektronikus számla olyan, számlázó programmal kibocsátott, digitális aláírással ellátott számla, amelyet a vevő is elektronikus úton fogadott be.
Az online, számlázóprogrammal kiállított, de mégsem elektronikus számlák könyvviteli értelemben csak a számla képének, másolatnak tekinthetők, valódi számlának onnantól kezdve számítanak, hogy kinyomtatjuk vagy archiváljuk őket. A számviteli törvénynek megfelelően 8 évig kell megőriznie a nyomtatott számlát a kiállítónak és a befogadónak is. A Számlázz.hu archiválási szolgáltatásának köszönhetően viszont egyszerűbb a képlet, nyomtatásra csak akkor van a gyakorlatban szükséged, ha ellenőrzéskor kéri tőled a hatóság. (A vevő példányát a kézbesítési szabályok szerint nyomtatva vagy távnyomtatva kell eljuttatni számára.) Ezek tehát klasszikus értelemben papírszámlák, vagy röviden p-számlák.
A Számlázz.hu-val van lehetőséged papíralapú és elektronikus számlákat is kiállítani, arról azonban neked kell döntened, hogy melyik szolgálja jobban a céljaidat, melyik éri meg NEKED. Hogy könnyebben mérlegelj, mesélünk kicsit az e-számláról.
Egyszerű, mint az 1×1 – az e-számla előnyei
A matekos hasonlatot nemcsak a számviteli utalás miatt használjuk, hanem meggyőződésből. Terjengős kifejtés helyett ezért annyira egyszerűen foglaljuk össze az e-számla előnyeit, amennyire egyszerű azt kiállítani.
1. Könnyen kezelhető
Az e-számla kibocsátása és az adminisztráció is rendkívül egyszerű. A Számlázz.hu-val csupán néhány kattintás: kiválasztod az e-számla opciót, és minden más észrevétlenül és automatikusan történik a motorháztető alatt.
A tárolással sem kell bajlódni: a számlakibocsátó fiókodban folyamatosan elérhetőek e-számláid, ahol még az olvasási joggal felvértezett könyvelőd is mindenkor eléri azokat (vagyis nem kell a könyvelőhöz szállítanod őket, sem e-mailen küldözgetni, és a könyvelőváltás is zökkenőmentes).
Csak arra figyelj, hogy olyan előfizetésed legyen, amely magában foglalja az e-számlázás lehetőségét. A szolgáltatáscsomagokról érdemes tájékozódnod, hogy összehasonlíthasd, melyik felel meg legjobban a vállalkozásod ügymenetének.
2. Gazdaságos
Ha #profi Számlázz.hu csomagod van, akár 0 Ft-ért számlázhatsz, ha kézzel állítod ki az e-számláidat. Vagyis éves előfizetés esetén csupán 2016 Ft-ot (1658 Ft+áfa) kell havonta fizetned, #start és #digital csomag esetén pedig elenyésző a költsége. Ha tömegesen számlázol (tömeges számlagenerálással vagy Számla Agenttel), számlánként 5 Ft+áfa díjat kell fizetned.
A nyomtatási (az A4-es lapok, a nyomtató vásárlása és karbantartása vagy nyomdaszolgáltatás igénybevétele) és postaköltség jóval többe kerülne, ezeket pedig e-számla esetén nem kell fizetned, csak egy pdf dokumentumot szükséges e-mailben eljuttatnod ügyfeledhez. Nem utolsó sorban tudjuk, hogy az idő pénz, abból pedig rengeteget spórolsz.
3. Gyors
Nemcsak a számla kiállítása, de a célba juttatás is rendkívül gyors: nem töltünk időt a nyomtatással, postázással, csak egy lényegre törő e-mailt kell megírnunk vagy generálnunk, amelyhez mellékeljük a számlát. Talán ennél is fontosabb, hogy az e-számlát hamarabb is kiegyenlítik partnereid, nem szükséges ugyanis a hosszadalmas postai kézbesítés miatt nyolc vagy több napos fizetési határidőt megadni.
4. Környezetbarát
Az eddigiekből már kitűnik, hogy az e-számla használatával óvjuk a környezetet is, hiszen (mivel újrahasznosított elektronokból készül) létrejöttéhez egyetlen fát sem kellett kivágni. Ez pedig egy hatalmas érték, úgyhogy megérdemelsz egy virtuális vállveregetést!
5. „Könyvelőbarát”
A könyvelőd is értékelni fogja, ha nem kell papírokat tárolnia vagy bizonyos esetekben hosszú órákat töltenie adatok begépelésével. Ráadásul várnia sem kell rád: ha hozzáférést kap az e-számláidhoz, kibocsátást követően azonnal látni fogja a számláidat, és rögtön tud is dolgozni a vevői bizonylatokkal. Ha pedig beállítod a könyvelői adatkapcsolatot a könyvelőprogramjához, az adatok automatikusan átsuhannak, még csak be sem kell lépnie a Számlázz.hu fiókodba. Ez azt is jelenti, hogy nem fog téged külön „zaklatni” minden hónapban. WIN-WIN.
6. „Ügyfélbarát”
Ügyfeleid is boldogok lesznek, hiszen őket is megszabadítod számos feladattól: nekik sem kell tárolniuk papíron a számlát, kevesebb az adminisztráció, több az automatizmus. Arra viszont érdemes figyelned, hogy tájékoztasd vevőidet arról, hogy e-számlát állítasz ki, mert ebben nem mindig lehetnek biztosak (a papíralapú és az e-számla képe számos vállalkozásnál a megtévesztésig hasonlít egymásra).
7. E-számla = e-jótállási jegy
2021-től bevezették az elektronikus jótállási jegyet is a papíralapú mellett, ezzel még egyet léphetünk az áhított papírmentesség felé vezető úton. Kereskedőként például e-mailben vagy a regisztrált felhasználói fiókba küldve is eljuttathatod vevőidhez az e-jótállási jegyet, ha azonban e-számlázol, ezzel sem kell külön foglalkoznod. Az elektronikus számla egyben jótállási jegyként is funkcionálhat, ha a megjegyzés rovatot úgy töltöd ki, hogy az a jótállási jegyre vonatkozó összes előírt elemet tartalmazza.
+1 Érintésmentes
Sajnos ma már tudjuk, hogy ez is egy fontos szempont lehet, akár egy járványügyi vészhelyzet esetén, amikor nemcsak a személyes találkozók, de a postai küldemények számát is érdemes visszaszorítani.
Nálad mi győzött?
Azt nem állítjuk, hogy a papír nem adhat hozzá az életünkhöz, de nem biztos, hogy ez a számlák területén tud a legjobban érvényesülni. Én például sokkal jobban szeretem a könyveket fizikai formájukban kézbe venni, mint e-bookokat bújni, és a pókerparti is ropogós kártyalapokkal nyújt igazi élményt számomra a virtuális laposztás helyett.
Az, hogy a papíralapú vagy az e-számlázás mellett teszed-e le a voksod, tőled, a vállalkozásod céljaitól függ. Az e-számla választása jelentős adminisztratív tehertől, aggodalomtól kímélhet meg, gyors és kényelmes. Így az általa megspórolt időben te is nyugodtan kézbe veheted a kedvenc könyvedet vagy kártyázhatsz egyet a barátaiddal.
Számos kérdésed lehet még az elektronikus számlázással kapcsolatban, ezért javasoljuk, látogass el a témának dedikált Tudástárunkba, ahol részletes információkat szerezhetsz!
