Ezt a cikket utoljára ezen a napon módosítottuk: 2023.08.31. Mindent megteszünk, hogy naprakész információt szolgáltassunk oldalunkon, de előfordulhatnak elavult információk korábbi bejegyzéseinkben. Ha elavult információt találsz, kérjük, hogy jelezd ügyfélszolgálatunknak. Köszönjük!
Utópia? A jövőnk? A jelenünk? A digitalizáció és az automatizáció kérdésköre a korábbinál is gyakrabban került elő az elmúlt közel másfél évben és tapasztalatból tudjuk, a digitalizáció megkönnyíti az életünket. A nagyvállalatok és a kisvállalkozások is felismerték, hogy az automatizáció által értékes időt spórolhatnak, amit ügyfeleik kiszolgálására, ügyfélkörük bővítésére fordíthatnak. De vajon mi van azokkal, akiknek ők az ügyfeleik? Beszállítóik, tanácsadóik, könyvelőik hol tartanak? Digitális trilógiánk első részét a könyvelőknek, a könyvelés iránt érdeklődő vállalkozóknak ajánljuk.
Ahol ma a technológiai fejlődés tart, az nem is olyan régen utópisztikus elképzelésnek tűnt. Ugyan közel volt a társadalomhoz, de az emberektől mégis távol, így nem meglepő, hogy sokan idegenkedtek attól, amit a tudományos-fantasztikus könyvek, filmek és sorozatok mutattak. Nem véletlen a szkepticizmus sem, a sorok és képkockák közötti vészjósló utalások pedig érthetően töltenek el egyeseket félelemmel. A technológiai fejlődés és a felmerülő negatív jelzők közé ugyanakkor nem tehetünk egyenlőségjelet! Aki így tesz, az valószínűleg csak Huxley klasszikusát olvasta, és nem a 2021-es realitást látja. Pedig ma már nagyképernyőn tárul elénk az a digitális valóság, amelyben ha otthonosan mozgunk, egy tényleg szép új világ tárul elénk.
Oké, jó a digitalizáció. De könyvelőként is?
Vajon miért van olyan közel a magyar nyelvben a könyv és a könyvel szó egymáshoz? Talán nem kell messzire mennünk: egy könyvben sok a lap, a könyvelő pedig eredendően sok lappal dolgozott. Ma már azonban a könyv szó hallatán nem feltétlenül a keménykötéses sorozatokra asszociálunk, és a könyvelőt sem kell egy papírhalom mögött elképzelnünk. Elterjedtek az e-bookok, a könyvelők munkáját pedig számos digitális megoldás támogatja.
Nem kell a könyvtárba szaladnunk, hogy egy ismeretlen fogalmat egy tízkötetes lexikon 396. szócikkében megtaláljunk. Elég megnyitnunk a böngészőt, és pár kattintás után már meg is ismertük a keresett kifejezés pontos jelentését, eredetét, és a fellelhető kapcsolódó írásokat. Ha elég ügyesek voltunk, a Google találatok első oldalán választ kapunk kérdésünkre (és valljuk be, manapság a „guglizás” még a digitálisan kevésbé érett rokonoknak sem okoz akkora fejtörést). Hatalmas időspórolás!
A könyvelőirodai digitalizációval hasonló a helyzet: ha szoftver végzi el helyettünk az adatok feldolgozását, rengeteg energiát takaríthatunk meg és fordíthatunk másra. A könyvelői digitalizáció már elkezdődött, de bőven van még hova fejlődni.
A digitalizálás a jövő. És a jövő már jelen van. Könyvelőként pedig te is jelen lehetsz ebben az „új világban”, mutatjuk, miért érdemes!
Mérlegen a jövőd – ezért legyél digitális könyvelő!
A digitális megoldások alkalmazása már évtizedek óta része a könyvelőirodák életének. A telepített programoktól egyre inkább a felhőalapú megoldások felé mozdultak el és bizonyos fokig minden könyvelő digitalizál – már azzal, hogy egy kézzel írt számlát könyvelőprogramba rögzít, belépett a digitális világba. Nem az a kérdés tehát, hogy kell-e digitalizálni, hanem az, hogy hogyan vagyunk képesek kihasználni a digitalizációban rejlő lehetőségeket. A teljesség igénye nélkül íme néhány érv, hogy miért automatizálj könyvelőként!
Hatékonyság: gyorsabb döntések, kevesebb hiba
A technológiai evolúció alapjaiban változtatja meg az üzleti világot, a munkád természetét. A folyamat ráadásul gyors és egyre gyorsul, így aki lemarad, arra később egy sprintfutás vár. Érdemes ehelyett már most a gyorsaságot választani, és megtapasztalni a digitális megoldások hatékonyságnövelő hatását. Gyorsabb a döntéshozatal is, precíz automatizmusok számolnak helyettünk, mindent könnyen visszakereshetünk, a pontos adatoknak köszönhetően kevesebbet hibázunk. Ráadásul mobilisabbak lehetünk azáltal, hogy nem az irodában történik a szolgáltatás lényege, hanem képernyőkön és a felhőben, a háttérben, ami ráadásul sokkal biztonságosabb is. Így bárhol és bármikor hozzáférünk az adatokhoz, riportokhoz, és agilisen reagálhatunk a piaci történésekre, az ad hoc kérésekre, a változó igényekre. Mert reagálni nekünk kell!
Átalakul a könyvelői munka minősége
Nagyon fontos: nem helyettesíthető az emberi tényező, ahogyan a tudatos tervezés, problémamegoldó hozzáállás is elengedhetetlen, sőt talán még fontosabb, mint korábban! Kevésbé lesz kitéve a munkánk figyelmetlenségeknek, több időnk marad az elemző tevékenységre. Javul a kezeink közül kiadott munka minősége, ahogyan javul a munkavégzés minősége is: az automatizált folyamatok segítik a gördülékeny együttműködést a partnereinkkel és élvezetesebbé is válik a munkavégzés a könyvelő számára, aki jobban ki tud teljesedni partnere valódi szakmai támogatásában. A korábban megszokott adatrögzítés fókuszú „tranzakciós” könyvelést egyre inkább a tanácsadás-központú szakértői könyvelés váltja fel, ez a versenyképesség kulcsa is.
Lépést kell tartani a digitális a környezettel
A koronavírus-járvány átalakította az életünket: 2020-ban az is a digitális eszközök használatára kényszerült, aki korábban messziről elkerülte a legújabb technológiai vívmányokat. Nemcsak azok életében tölt be egyre nagyobb szerepet a digitalizáció, akiknek könyvelőre van szükségük, hanem a könyvelési technológia szereplőnek is a digitalizálódott térben kell mozogniuk. A könyvelési-számviteli piacon megjelenő új, kisebb szereplők innovatív megoldásaikkal gyorsítani tudják a digitális fejlődést, és nem utolsó sorban az adóhatóság is erősen digitalizált, így ha szeretnéd sem tudod elkerülni a digitális folyamatokat.
A megfelelő digitális készségek tehát létfontosságúak a pénzügyi-számviteli szakterületen dolgozók számára is. Otthonosan mozogni a digitális technológiákban ma már nem választás kérdése, hanem szükségszerű. A felgyorsult világban gyors alkalmazkodásra van szükséged, a digitalizáció pedig megadja azt a rugalmasságot, amellyel lépést tarthatsz.
Könnyebb lesz az életed
Az tehát egyértelmű, hogy digitális készségekre szükséged van. De vajon mennyire nehéz ezeket elsajátítatni? A válasz: semennyire. 🙂 A szoftveres megoldások intuitív felülete, a monoton emberi munkát felváltó automatizmusok gyors működése átláthatóvá és egyszerűvé teszik az átállást. Persze – mint mindenre – időt kell szánni, de a befektetett időnek a sokszorosát kapod vissza. Ha esetleg arra hivatkoznál, hogy nem érsz rá „betanulni”, gondolj csak bele, milyen a májusi zárás, amikor állandóan próbálod utolérni magad, meg az ügyfeleidet, az ügyfeleid pedig téged. Legközelebb kisebb lesz a teher, és a papírok súlya nem nyomja sem a vállad, sem a polcokat.
Ellentmondásosnak tűnhet, de éppen a digitalizáció segíthet abban, hogy megszabaduljunk az állandó digitális jelenléttől. A digitális eszközök ugyanis hatalmas mennyiségű (gyakran sziszifuszi) munkától kímélnek meg, és így a munka-magánélet egyensúlya is helyrebillen.
Ügyfeleid is értékelni fogják
Mivel ügyfeleid jellemzően már nem kéziszámláznak (miért is tennék, amikor azzal minimum duplázzák, de inkább triplázzák a számlaadminisztrációt?), az adatok eleve digitalizált formában léteznek. Így teljesen logikus lépés engedni, hogy azok a partnereid számlázóprogramjából csak úgy átsuhanjanak a könyvelőszoftveredbe. Ha pedig automatikus riportokat is kapnak, tőled pedig valódi szakmai tanácsadásra számíthatnak, az igazi ajándék számukra.
Digitális hozzáállással sokkal nagyobb eséllyel fognak téged választani új ügyfelek is. A megváltozott környezetben ráadásul ha nem vagy jelen a digitális térben, új ügyfelek rád sem fognak találni. Gondolj csak bele: 2020 tavaszán ügyfél egyáltalán nem léphetett be a könyvelőirodákba, és most sem biztos, hogy szívesen teszi. Ha valaki új könyvelőt keres, jó eséllyel az interneten kutakodik, és igénye van arra, hogy digitális úton intézhesse pénzügyeit. Ehhez azonban megbízható könyvelőre is szüksége van.
Ne csak digitálisan gondolkodj, mutasd is meg!
Mivel a könyvelés alapvetően bizalmi feladat, igazán nagy előnyt jelent, ha átlátható és biztos alapokra épül a közös munka partnereiddel. Ha megtalálja valaki a számára megfelelő könyvelőt, jellemzően tartós együttműködésre számít.
Azért, hogy az ügyfeleid is biztosak lehessenek abban, hogy felkészülten tudod fogadni őket a digitális világban, a Könyvelő-Net létrehozott egy önbevallásos minősítő rendszert, mellyel a kitöltők felmérhetik, hogy a hozzájuk hasonló könyvelőirodákhoz képest hogy állnak helyt a digitalizáció frontján. A kérdőív kitöltésével csak nyerhetsz: büszkén hirdetheted digitális felkészültségedet, egyúttal olyan tippekkel gazdagodhatsz, amelyek segítenek még többet kihozni a digitalizációban rejlő lehetőségekből. A minősítéssel biztosíthatod (leendő) ügyfeleidet arról, hogy birtokában vagy annak a digitális eszköztárnak, amely egy új világot nyit meg előttetek.
Azzal, hogy megoszthatod saját felületeiden digitális minősítésed, nemcsak jelzed, hogy élsz a digitális, okosmegoldások adta lehetőségekkel, hanem azt is mutatod potenciális partnereidnek, hogy a minél szélesebb körű digitalizáció számukra is számtalan előnnyel jár. Ezzel pedig mindannyian részesei lesztek annak az ökoszisztémának, amely digitális szemlélettől hajtva okosautomatizmusokra épül, és ahol tevékenységi körtől függetlenül minden vállalkozó megtalálja a számára hasznos digitális megoldásokat, amelyek összehangolt alkalmazásával egy új szintre emelheti vállalkozását.
Ha vállalkozóként (is) szeretnél segítséget kapni a digitális térben való eligazodáshoz, nézz vissza a sorozat következő részéért – a galaxis digitális útikalauz nemcsak stopposoknak ajánlott! 🙂
