– avagy mikor olvasnak már végre a gépek.

OCR = Optical Character Recognition = Karakterfelismerő program. Olyan program vagy alkalmazás, melynek feladata a papírra nyomtatott (esetleg kézzel írt) szövegek digitalizálása, tehát számítógépes szöveggé alakítása.

A QUiCK pénzügyi alkalmazás blogján jelent meg egy érdekes elemző cikk arról, hogy a számlák/számlázás köré épülő magyar szoftverek hogyan állnak karakterfelismerő (OCR) technológiák terén, illetve hogy van-e értelme még ezzel foglalkozni a NAV Online Számla rendszer mellett. Érdemes végigfutni, hiszen ujjhegyre veszi az összes ezzel foglalkozó szoftvert, sőt, még azok időrendi feldolgozási volumenét is figyeli.

Mi lesz veled optikai karakterfelismerés? Hogyan látjuk ezt a kérdést a Számlázz.hu sapkánkban?

Először egy furcsa ellentmondásra szeretném felhívni a figyelmet, amely – véleményem szerint – nagyon is az ördögtől való. Számlaadatokat soha senkinek nem lenne szabad karakterfelismerő algoritmusokkal “visszafejteni”. Hogy miért?

Az OCR technológia nagyon is hasznos abban az esetben, ha az emberiség eredetileg kézzel írt vagy könyv formájában nyomtatott írásbeli kincsét szeretnénk digitalizálni (ma úgy mondjuk: felhőben tárolni). A számlákkal kapcsolatban azonban ez ma egyáltalán nincs így! Számlát ma Magyarországon nagyjából kétféleképpen lehet kibocsátani: kézi számlatömbbe kézzel írva vagy számítógéppel digitálisan.

A kézzel írt számla digitális visszaolvasását gyakorlatilag el is felejthetjük, Skynet ide vagy oda, az OCR-rel történő digitalizálása szinte megoldhatatlan feladat. Ami nem is baj, hiszen az ilyen számlák darabszáma folyamatosan csökken.

A számítógéppel kibocsátott számlák azonban eredetüktől fogva digitálisan “születnek”, digitálisan jönnek létre és digitálisan léteznek mind a számlázószoftverben, mind pedig a NAV Online Számla rendszerében. Remélem senki nem vág bele abba a kalandba, hogy:
ezeket a számítógéppel kibocsátott, digitálisan létező számlákat kinyomtassa (ami valójában egyfajta kódolásanak tekinthető)
majd nagy erőket bevetve ezeket a kódolt, tehát papírra nyomtatott számlákat visszafejtse, dekódolja, azaz digitalizálja.

Tudományos mutatványnak vagy egymás szórakoztatásához ez remek folyamat, de ezt leszámítva merő idő-, és pénzpocsékolás.

Egy vállalkozás ma már dönthet úgy, hogy egyáltalán nem számláz kézzel, hanem minden számláját számítógéppel (vagy pénztárgéppel) bocsátja ki. Ez remek döntés, hiszen ebben az esetben az összes vevői (kimenő) számlája automatikusan áramolhat a könyvelés és az egyéb feldolgozó rendszerek felé. Minden digitális, igazán tiszta, száraz érzés…

Sajnos azonban ma még a vállalkozások bejövő számláinak egy része mindenképpen papír alapon érkezik. Ebben az esetben azonban vegyük észre a következő… khm… “furcsaságot”:

  • a hozzám beérkező számla papír alapú, és a további feldolgozásokhoz azt digitalizálnom kell
  • ez a számla a kibocsátói oldalon bizony létezik digitálisan. A számlakibocsátó az, aki engem azzal szórakoztat, hogy a nekem küldött számlát papír formában kódolja (de-digitalizálja?), és azt nekem vissza kell fejtenem valamilyen módon digitális adattá. (Kivéve kéziszámlák mert ott a számlaadat eleve nem digitális módon jön létre.)

Jó hír, hogy a beszállítóm alacsony digitális szintje (papírszámláz!) ellenére ez a digitális adat számomra igenis elérhető, jó esetben két helyen is! A NAV Online Számla rendszerében mindenképp, de ha a beszállítóm Számlázz.hu-s, akkor a számla digitális formában azonnal elérhető az én Számlázz.hu-s fiókomban is. Sőt, ezzel kapcsolaltban két jó hírem is van, ami igazából három!

  1. A bejövő számla akkor is elérhető a számlázási fiókomban, ha a beszállítóm nem Számlázz.hu-s: ez a Számlaverzum, picit hosszabban fogalmazva: a Számlázz.hu-s fiók és a NAV Online Számla rendszer számlaletöltési integrációja.
  2. Beszállítóm számlái digitális formában akkor is elérhetőek Számlázz.hu-s fiókomban, ha az én vállalkozásom – bármilyen okból is – nem Számlázz.hu-val számláz. Hiszen egy magyar adószámmal létrehozott Számlázz.hu-s fiókba akkor is leszívjuk a NAV rendszeréből a bejövő (és kimenő!) számlaadatokat, ha maga a vállalkozás nem Számlázz.hu-val számláz.
  3. És a harmadik, talán meglepetésként ható tény: bizony a Számlázz.hu-s fiókomban ott vannak a beszállítóim által kibocsátott kéziszámlák adatai is!

Ez utóbbi a NAV Online Számla rendszer egyik érdekes “mellékhatása”. Ha egy vállalkozó kézzel számláz, azzal már nem a számláját befogadó vállalkozást (megrendelőjét) szívatja khm… szóval nem neki okoz kellemetlenséget, hanem saját magának vagy könyvelőjének: a kézzel kibocsátott számlákat neki magának kell bepötyögnie (digitalizálnia!) a NAV Online Számla rendszerébe.

Fentiekből következően egy vállalkozás már csak a bejövő számlák tekintetében küzd a karakterfelismeréssel, de ez is mindössze a számlakibocsátó adószámára és a kibocsátott számla számára vonatkozik. Ezzel a két adattal ugyanis már megtalálható a bejövő számlám digitális adata a számlakibocsátó fiókomban!

A legjobb az egészben pedig az, hogy ez a szuper kényelem nem csak a Számlázz.hu-sok részére érhető el, hanem az összes, de TÉNYLEG az összes magyar vállalkozás részére! Ugyanis a legkisebb egyéni vállalkozótól a legnagyobb magyar vállalatokig MINDENKI megteheti, hogy:

  • számláz a saját számlázó rendszerében (vagy ahol akar),
  • fenntart egy Számlázz.hu-s fiókot a számlái digitális befogadására és számlaképpel történő párosítására,
  • majd pedig ezeket a számlaadatokat számlaképestől (!) továbbítja a saját feldolgozó rendszerei felé az automatikus, online adatkapcsolatunkon keresztül.

Ez utóbbit régebben “könyvelői adatkapcsolat”-nak hívtuk, de ma már új nevet kell keresnünk. Ez ugyanis egy univerzális számlaadat gyűjtő-, párosító-, és továbbító felület, amely TÉNYLEG mindenki számára azonnal nyitott és használható.

És hogy mi lesz veled OCR? Ne búsulj… megmarad neked a bejövő számlák kibocsátói adószáma és a számlaszáma, az is szép feladat… 🙂 és hát ne feledkezzünk el a külföldi számlakibocsátóktól (Google, Facebook, stb…) befogadott számlákról sem, ahol azért még lehet teendő bőven.

Aggodalomra tehát semmi ok, főleg hogy rövidesen ehhez – a külföldi számlák befogadásához is – kiemelt és legfőképpen automatikus támogatást kap az a több mint 500 000 magyar vállalkozó, aki Számlázz.hu-t használ.

Ha szeretnél értesülni újdonságainkról, híreinkről vagy hasonlóan érdekes cikkeket olvasnál tőlünk, iratkozz fel hírlevelünkre (ezt felhasználóként tudod megtenni) és kövess minket Facebook és Instagram oldalainkon. Ha pedig a vállalkozásokat érintő legfrissebb és leginnovatívabb szolgáltatásokról,  szakértői tippek érdekelnek és szívesen lennél tagja egy igazán interaktív, egymást támogató, menő vállalkozói közösségnek, kövesd a Számlázz.hu PARK weboldalát és lépj be a zárt Facebook csoportba.