ESETTANULMÁNY
A Számlázz.hu és a Payee közös követeléskezelési szolgáltatása közel fél éve indult el, ebben az írásban Számlázz.hu ügyfelek eddigi tapasztalatait összegezzük, hogy számodra is tanulságos javaslatokkal szolgálhassunk. A cikket a Payee csapata állította össze.
A visszajelzések olyan magyar kis- és középvállalkozásoktól érkeztek különféle tevékenységi körökkel, amelyek mindegyike korábban nehézségekkel szembesült a követeléskezelés, kintlévőség kezelés terén, és ezeket a Számlázz.hu integrált megoldásával sikerült orvosolniuk.
A helyzet és problémák elemzése
A különböző méretű és profilú vállalkozások – többek között az egészségügyi, oktatási, építőipari, gyártási és kereskedelmi szektorból – számos problémáról számoltak be követeléskezelési gyakorlatukat illetően. Van, ahol kiforrottabb folyamattal találkoztunk, de az is gyakori, hogy alapvetően nincs gazdája a feladatnak cégen belül, és csak kallódnak a lejárt számlák, nincsenek elvarrva a szálak. Mi áll a háttérben?
- Hagyományos módszerek hatékonyságának hiánya: A vizsgált vállalkozások többsége hagyományos módszerekkel, például telefonos emlékeztetőkkel, személyes ügyintézéssel és fizetési felszólításokkal próbálkozott, amelyek gyakran nem hoztak eredményt, a vevő nem vette elég komolyan ezeket a lépéseket.
- Bonyolult jogi folyamatok: Több cég jutott el a folyamat során a jogi lépésekig is, ahol szembesült az ügyvédi folyamatok bonyolultságával és lassúságával. Mindez pedig rengeteg időt, pénzt emésztett fel, és nem mondható a legstresszmentesebb útnak sem.
- Átláthatóság hiánya: A vállalkozások nehezen követték nyomon a követeléskezelési folyamatuk státuszát és előrehaladását, sokszor manuálisan kellett felkeresni az ügyvédet, ügyvédi irodát, követeléskezelő partnert, hogy naprakészek legyenek. Nem volt egy felület, ahol átlátható összeképet kaphattak volna.
Megoldás közvetlenül a Számlázz.hu felületén
A Payee szolgáltatásának Számlázz.hu-ba való integrálásával a vállalkozások jelentős pozitív változásokról számoltak be a követeléskezelési folyamatukban. Az egyik kulcs a fejlődéshez az innovatív gondolkodásmód volt, azaz a vállalkozók nyitottsága, hogy kipróbáljanak valami újat!
- Gyors és egyszerű ügyindítás: A felhasználók kiemelték, hogy az új szolgáltatás lehetővé teszi számukra, hogy gyorsan és egyszerűen, néha csupán néhány perc alatt indíthassanak követeléskezelési ügyet, és még a Számlázz.hu-t sem kell elhagyni hozzá.
- Átláthatóság és nyomon követhetőség: A Payee segítségével átláthatóvá válik az egész folyamat, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy valós időben kövessék az ügyek státuszát, és az azzal kapcsolatos teendőket (amennyiben van teendőjük).
- Költséghatékonyság: Sok vállalkozó arra hívta fel a figyelmünket, hogy a Payee használata jelentősen olcsóbb, mint a hagyományos ügyvédi út, és megspórolja a különféle adminisztratív terheket.
- Felhasználóbarát felület: A platform könnyű kezelhetősége és a felhasználóbarát interfész hozzájárult a gyors adaptációhoz és a hatékony, élvezhető munkavégzéshez.
Mit nyersz vele mint vállalkozó?
A követeléskezelési folyamatodat az integrációnak köszönhetően egyszerűen a digitális térbe terelheted, és modernizálhatod céged ezen területét is, már a mai naptól! Az alábbi területeken fog fejlődni a céged, ha te is ezt használod:
- Digitális transzformáció: A vállalatoknak érdemes olyan digitális követeléskezelési platformok felé fordulniuk, mint a Payee, a hatékonyság és átláthatóság növelése érdekében.
- Automatizált folyamatok: A követeléskezelési folyamat automatizálása lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy időt és erőforrásokat takarítsanak meg, miközben csökkentik az emberi hiba lehetőségét.
- Növekvő hatékonyság, gyorsabb döntések: A digitális eszközök használatával a vállalatok valós időben nyomon követhetik a követeléskezelési folyamatokat, ami növeli az ügyek kezelésének hatékonyságát és elősegíti a gyorsabb döntéshozatalt.
- Jobb ügyfélkommunikáció: A digitális platformok lehetővé teszik a cégek számára, hogy professzionális és következetes kommunikációt folytassanak adós ügyfeleikkel, ami növelheti a fizetési hajlandóságot, és professzionálisabb céget tükröz.
- Költségek optimalizálása: A digitális követeléskezelési megoldások költséghatékonysága lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy csökkentsék a követeléskezelési folyamatokkal kapcsolatos kiadásaikat, beleértve az ügyvédi díjakat és az adminisztratív költségeket is.
Összegzés és gyakorlati lépések
A visszajelzésekből származó információk és válaszok elemzése alapján az alábbi stratégiai javaslatok, illetve gyakorlati lépések fogalmazhatóak meg, amiket akár már a mai naptól be tudsz építeni céges folyamataidba, és te is elmondhatod, hogy sikeresen elkezdted a követeléskezelésed digitalizációját vállalkozásodban.
Gondold át!
Első lépésként azt javasoljuk, hogy ülj össze azzal a munkatársaddal, aki nálatok a számlákat kezeli, a kintlévőségek után szalad, és kerüljetek egy lapra abban, hogy jelenleg mi a folyamat (ha egyáltalán van). Nem kell túlbonyolítani, elég pár pontban leírni a lépéseiteket.
Kezdd el mielőbb!
A jó hír az, hogy akármilyen folyamatod is van jelenleg (akár semmilyen, akár egész jó), ha elkezded a Számlázz.hu felületéről intézni a követeléskezelési lépéseket, azzal azonnal szintet lépsz, egy professzionális folyamatot kapsz, és céged ezen területe biztonságban és jó kezekben lesz. Nincs más teendőd itt, csak annyi, hogy az első lejárt és problémás számládra elindítod a javasolt ügyvédi és jogi lépések valamelyikét. Ha az első ügyön túl vagy, a következő, és az összes többi már még nagyobb gyerekjáték lesz!
Csináld rendszeresen!
Úgy látjuk, hogy akkor tudsz tartósan fejlődni, és valóban szintet lépni cégedben, ha nem csak egyetlen lejárt számládat kezeled így, hanem innentől kezdve következetesen mindegyiket. Így egyre több időt és stresszt spórolsz meg, illetve a problémás ügyeid mind egy helyen lesznek, egy nyilvántartásban, ugyanis az integrációnak köszönhetően a Payee automatikusan létrehoz neked egy saját fiókot az első ügyindításod alkalmával. Ezzel nincs extra teendőd, kapsz egy kulcsrakész saját áttekinthető fiókot.
Ezek a lépések segíthetnek neked is fejleszteni követeléskezelési folyamatokat, növelni az ügyfélelégedettséget és javítani a pénzügyi teljesítményedet is. Tehát összességében professzionálisabb, digitalizáltabb és stabilabb lesz a céged, pénzügyileg fittebb céget kapsz eredményül!
