Liu Ce-hszin A háromtest-probléma című regényében egy Belső-Mongóliába száműzött tudós egy adott helyzetben logikus döntést hoz, amelynek évekkel később az egész emberiségre radikális hatása lesz. A két kormányrendeletet elolvasva kicsit hasonló érzésem támadt: elvileg ezek a villamos- és földgázszolgáltatók szűk körére vonatkoznak, ám végül talán rájuk nézve van a legkisebb hatásuk, miközben egy óriási sokaságot egészen radikálisan érintenek.
Távol álljon, hogy ennél mélyebb párhuzamot vonjak a regény cselekménye és az említett két kormányrendelet között (pl. a kormányrendeleteknek nyilván nem lesz az egész emberiség létét fenyegető hatása), azonban kétségtelen, hogy a leginkább érintett vállalkozói kör talán még nem is találkozott azzal a kötelezettséggel, amelyet a – látszólag tőlük független – rendeletek rónak rájuk.
A kormányrendelet-módosítások lényege
- január 1-én lép hatályba mindkét rendelkezés.
A földgázellátásról szóló 2008. évi XL. törvény rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 19/2009. (I. 30.) kormányrendelet 115/E. paragrafusa így szól:
1. A földgázkereskedő, a szállítási rendszerüzemeltető és a földgázelosztó a felhasználó kérésére a részszámlát, valamint az elszámoló számlát elektronikus úton bocsátja ki. A földgázkereskedő, a szállítási rendszerüzemeltető és a földgázelosztó az elektronikus számlázás lehetőségét térítésmentesen biztosítja.
(1a) A földgázkereskedő, a szállítási rendszerüzemeltető és a földgázelosztó a nem lakossági felhasználó részére kizárólag elektronikus számlát bocsáthat ki.
(2) Elektronikus számlázás esetén a számla tartalma és fogyasztási adatokról való tájékoztatási kötelezettség – jogszabályban eltérő rendelkezése hiányában – megegyezik a nyomtatott számla tartalmával és a nyomtatott számla esetében előírt tájékoztatási kötelezettséggel.
A 273/2007. (X. 19.) Korm. rendelet a villamos energiáról szóló 2007. évi LXXXVI. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló kormányrendelet 21/B. paragrafusa nagyon hasonlóan fogalmaz:
1. A villamosenergia-kereskedő és az elosztó az elektronikus számlázást a felhasználó részére térítésmentesen biztosítja.
(1a) A villamosenergia-kereskedő és az elosztó a nem lakossági felhasználó részére kizárólag elektronikus számlát bocsát ki.
(2) Elektronikus számlázás esetén a számla tartalma és fogyasztási adatokról való tájékoztatási kötelezettség – jogszabályban eltérő rendelkezése hiányában – megegyezik a nyomtatott számla tartalmával és a nyomtatott számla esetében előírt tájékoztatási kötelezettséggel.
Vagyis a két rendelet látszólag csak a két szolgáltatói kör számára ír elő kötelezettséget, mégpedig arra vonatkozóan, hogy a nem lakossági felhasználók számára – ideértve a vállalkozásokat, intézményeket, állami és önkormányzati fenntartású fogyasztókat – elektronikus számlát bocsásson ki.
Kis kitérő: érdekes filozófiai vita tárgya lehetne, hogy egy egyéni vállalkozó, vagy akár egy mikrovállalkozás székhelye, amely az e. v. vagy a tulajdonos lakóhelye, de a vállalkozásban előállított érték egy jól meghatározható része ott keletkezik, vajon lakossági vagy üzleti elszámolás alá kellene-e essen. A gyakorlatban ennek a vitának viszont nincs értelme, mert a hatályos jogszabályok világosan meghatározzák, hogy milyen módon kell eljárni.
Miért van hatással ez a vállalkozásokra?
Ennek megértéséhez röviden vegyük végig az elektronikus számlázással kapcsolatos fontosabb elveket és szabályokat.
A részletesebb jogszabályi hivatkozások nélkül fogadjuk el, hogy elektronikus számlának minősül az a számla, amelyet
- elektronikusan bocsátanak ki;
- elektronikusan továbbítanak;
- elektronikusan fogadnak be;
- és az előzőekből következően elektronikusan archiválnak.
Az első három ponttal nincs is különösebb tennivaló azon kívül, hogy ha nem energetikai közműszámláról beszélünk, akkor szükséges a vevő beleegyezése is. Mivel a két rendelet kötelező elektronikus számlázást ír elő, ezért az energetikai szolgáltatás nem lakossági igénybevevői a beleegyezésük nélkül fognak elektronikus számlát kapni.
Az első három pontnak meg lehet felelni akkor, ha a szolgáltató előállítja ugyanazt a számlaformátumot, amelyet korábban papíron, csak nem nyomtatja ki, hanem a számlaképet a számlarészletezővel és egyéb jogszabály által előírt kellékekkel együtt pl. pdf fájl formájában emailben elküldi a nem lakossági fogyasztó részére. Itt kap egyébként értelmet a bevezetőben említett regényre történő hivatkozás, hiszen a rendelkezés az adott helyzetben kifejezetten logikus: ne nyomtassunk és postázzunk rengeteg pénzért sok oldalas számlákat, takarítsuk meg a papírt, tegyünk a fenntarthatóságért, az esetleg nem teljesen piaci alapon (tehát részben adófizetői pénzből is) működő közműszolgáltatók pedig spóroljanak a nyomtatás és postázás költségein. Tehát a rendelkezésben foglalt szándék mindenképpen előremutató.
Felvet gyakorlati kérdést, hogy a kötelezett közműszolgáltatók vajon biztosan rendelkeznek-e az összes érintett nem lakossági fogyasztó email címével, miként fogják biztosítani – akár egy jogvitában bíróság előtt is védhető módon – az elektronikus kézbesítés megtörténtét, de nagyvonalúan kezeljük ezt úgy, hogy legyen az ő problémájuk, és ha elég fontos lesz, majd biztosan megoldják.
Térjünk vissza a negyedik pontra, mert az egész rendelkezésben itt van az akna.
Az elektronikus archiválás ugyanis a számla befogadójának is a kötelezettsége!
Hogyan kell megfelelni az új jogszabálynak?
Több százezer vállalkozás rendelkezik irodával, telephellyel, amelynek kapcsán villamosenergia- és/vagy földgázszámlákat fogad be és számol el. Ők mindannyian érintettek!
Az archiválásra vonatkozó jogszabályok azt mondják ki, hogy elektronikusan archiváltnak tekinthető az a dokumentum, amelyre megvalósul, hogy
- az elektronikus formátumot megtartja:
- Az elektronikus számlákat elektronikus formában kell archiválni.
- A megőrzésnek biztosítania kell a számla eredetiségének, olvashatóságának és hitelességének megőrzését az archiválás teljes időtartama alatt.
- hozzáférhető és visszakereshető:
- Az archivált elektronikus számlákat olyan módon kell megőrizni, hogy azok könnyen hozzáférhetők és visszakereshetők legyenek az archiválás teljes időtartama alatt.
- hiteles és sértetlen:
- Az elektronikus számlák hitelességét és sértetlenségét biztosítani kell, például elektronikus aláírással, vagy más, az elektronikus számla kiállításakor alkalmazott biztonsági intézkedéssel.
- az archiválás helye:
- alapvetően Magyarország, de ha a megőrzés más országban történik, akkor biztosítani kell az adóhatóság részére a hozzáférést.
A fenti rendelkezéseknek megfelelő saját informatikai infrastruktúra kiépítése nagyon költséges, megbízható elektronikus tanúsítványokat, esetlegesen időbélyegzőt kíván, tehát az egyszeri beruházáson túl változó költsége is van.
Még a nagyobb cégek esetén sem ajánlott saját infrastruktúra kiépítése.
Helyette olyan megoldást javaslunk, amelynek segítségével a jogszabálynak mindenféle beruházás nélkül meg lehet felelni, és eleget lehet tenni az elektronikus számlákra vonatkozó bizonylat-megőrzési kötelezettségnek.
A megoldás
A megoldás a Számlázz.hu Számlaverzum nevű szolgáltatása, amelynek lényege, hogy
- Minden, NAV Online Számla rendszerében megjelenő bejövő számlaadat látható a Számlázz.hu-ban, akkor is, ha más számlázóval vagy akár kézi számlatömbbel állították ki. (Kivétel ezalól a külföldi bejövő számlák.)
- Számlaképek tölthetők fel a NAV Online Számla rendszeréből lehívott számlaadatokhozz, melyeket automatikusan archiválunk.
- A Számlázz.hu archív formátumát bármely NAV-ellenőrzés során az adóhatóság hitelesnek fogad el, ezáltal a kibocsátott és befogadott számlák is elektronikus formában benyújthatóak.
- A bizonylatok számlaképpel együtt továbbíthatók a könyvelőprogramok felé (a banki tranzakciókkal és fizetettségi adatokkal együtt), így soha többé nem kell az adatokat kézzel rögzítenie.
Vagyis a Számlaverzumban bármely szolgáltatótól – ideértve a jelen cikk tárgyát érintő közműszolgáltatóktól – befogadott számlák is láthatóak és archiválhatóak, akkor is, ha a vállalkozás más szoftvert használ a számlái kibocsátására.
Ehhez nincs másra szükség, mint egy Számlázz.hu fiókra, amely percek alatt létrehozható. A szolgáltatás a Számlázz.hu #profi csomagjában érhető el, akár havi nettó 2 490 Ft-ért.
A 2025-ben életbe lépő jogszabályi változások tehát újabb adminisztrációs kihívásokat hoznak a vállalkozások számára, az elektronikus archiválási rendszer kiépítése azonban nem kell hogy bonyolult, időigényes vagy költséges legyen. Érdemes már most felkészülni a változásokra, hogy zökkenőmentesen megfelelhessünk az új szabályozásoknak!
